Préparer un séminaire d'entreprise : cadrage, entretiens, invitation

Préparer un séminaire d'entreprise, c'est 70 à 80 % de sa réussite, et ça tient en quatre étapes : un cadrage avec le commanditaire, une question unique, des entretiens individuels si le sujet est sensible, et une invitation. Comptez 2 à 3 fois une heure de cadrage, et empiriquement beaucoup plus. Dans 90 % des cas, le programme que vous aviez en tête est à refaire entièrement.

Ce qui se passe vraiment quand on prépare un séminaire

« Quelles sont les grandes étapes de cette préparation ? Ça nécessite combien de temps ? » Puis, d'un responsable dans un grand groupe : « Au niveau du cadrage, comment vous allez procéder ? C'est avec tous les membres en même temps ou individuellement ? » Les deux, mais pas en même temps : le commanditaire d'abord, seul ; les membres ensuite, un par un, si le sujet le demande ; le groupe entier, seulement le jour J.

Le cadrage d'un séminaire : 2 à 3 fois une heure, et souvent beaucoup plus

Le cadrage, c'est le moment où le commanditaire dit ce qu'il veut, ce qu'il craint, ce qu'il fera de ce qui sortira, et qui décidera. Souvent, il arrive avec un programme déjà écrit : accueil, présentation de la stratégie, ateliers, déjeuner, activité l'après-midi. Dans 90 % des cas, ce programme est à refaire entièrement, parce qu'il part de l'horaire au lieu de partir de la question.

La question, c'est le vrai travail du cadrage. Une question à laquelle le groupe doit réussir à répondre. Il n'en faut pas plusieurs. Il en faut une, et c'est la plus dure à trouver. Tant qu'elle n'est pas trouvée, on empile des séquences.

Les entretiens avant un séminaire, quand le sujet est sensible

Quand le sujet touche à une fusion, à des tensions dans l'équipe de direction, à des choses qui ne se disent pas en réunion, je vois chaque membre seul avant le jour J. Ce qui s'y dit reste anonyme et sert à concevoir la journée, pas à écrire un rapport. Ces entretiens me donnent ce que personne ne dira devant le groupe, et ils commencent le travail. Les gens arrivent le jour J en ayant déjà réfléchi.

Ce que ça cache : le programme avant la question

Le commanditaire veut un programme parce qu'un programme rassure. Mais un programme sans question, c'est une suite de séquences dont aucune ne répond à rien.

Deux questions d'un dirigeant, dans le même appel, disent la même inquiétude. « Est-ce qu'il y a quelque chose à préparer de leur côté ? » Non, pas de slides. Avoir lu l'invitation et répondu à l'entretien, c'est tout. « Le message d'ouverture, c'est quelque chose qu'on vous envoie au préalable ? » Il se prépare en cadrage, avec le commanditaire, et c'est lui qui le dit, avec ses mots, en quelques minutes.

L'invitation à un séminaire est le plus dur à écrire

Le message qui part aux participants est la chose la plus difficile à écrire d'un séminaire, et la plus négligée. Il dit quatre choses : pourquoi on se réunit, quelle question on va travailler, avec quoi on veut repartir, et ce qu'on attend de chacun. Quatre phrases, plus longues à écrire que le programme.

Le même dirigeant hésitait : « Je ne sais pas s'il faut garder un effet de surprise. » Pas sur le sujet. Les gens qui découvrent le sujet en arrivant passent la matinée à se demander pourquoi ils sont là. Sur le format, à la rigueur : ils n'ont pas besoin de savoir qu'ils vont faire un World Café l'après-midi. Ils ont besoin de savoir sur quoi ils vont travailler.

Ce qu'il ne faut pas faire

Cadrer en une réunion de trente minutes à cinq. Le cadrage se fait avec la personne qui décide, et il prend le temps qu'il prend, parce qu'on découvre en route que la question n'est pas celle qu'on croyait.

Caser un atelier d'une heure et demie entre deux présentations. Un client avait prévu 2 heures, puis s'est dit qu'on pouvait aller jusqu'à 3. C'est 3 heures minimum pour un atelier qui produit : il faut 30 à 45 minutes pour mettre la machine en route.

Faire de l'hybride pour ceux qui ne peuvent pas venir. Une partie dans la salle et l'autre à l'écran, c'est le pire des deux mondes. Soit tout le monde dans la salle, soit tout le monde à distance.

Préparer la suite après. Ce qui se passe le lundi d'après se décide avant le séminaire : qui porte, à quelle cadence, 48 heures, une semaine, trois semaines. Sinon rien ne tiendra, ce que détaille la page sur le plan d'action après le séminaire.

Ce qu'on fait à la place

Dans l'ordre : le cadrage, jusqu'à ce que la question soit trouvée et que le « qui décide » soit dit. Les entretiens individuels si le sujet est sensible. L'invitation, écrite avec le commanditaire et envoyée assez tôt pour que chacun ait le temps d'y réfléchir. Puis le déroulé de la journée, qui commence par un temps d'inclusion préparé comme le reste, et qui sait avant de commencer comment il fermera ses décisions, en général avec la décision par consentement.

Si votre séminaire doit surtout faire exister une équipe qui ne l'est pas encore, la préparation est la même, et le sujet est traité sur la page créer un collectif après une fusion.