Message d'invitation à un séminaire ou à un temps collectif

Les questions qu'on nous pose sur le message d'invitation

Comment rédiger une invitation à un temps collectif ?

En quatre phrases, dans cet ordre : pourquoi on se réunit, quelle question on va travailler, avec quoi on veut repartir, ce qu'on attend de chacun. Puis le pratique : date, horaires, lieu, ce qui se passe après. On l'écrit en une heure avec le commanditaire, à partir de la question trouvée en cadrage, et c'est lui qui signe. Si l'une des quatre phrases résiste, ce n'est pas un problème de rédaction : c'est la préparation qui n'est pas finie.

Vous avez un modèle de mail d'invitation ?

Oui, plus bas, dans « Ce que vous dites ». Il est complet, avec des crochets à remplacer. Deux conseils avant de le copier. Ne gardez pas une phrase que le commanditaire ne dirait pas à voix haute : l'invitation doit sonner comme lui. Et ne supprimez aucune des quatre phrases pour faire court : c'est le reste qu'on raccourcit.

Le mail d'invitation au séminaire, qui l'envoie ?

Le commanditaire, sous son nom. Le facilitateur tient la plume avec lui, pas à sa place. Un mail envoyé par un service support ou par un prestataire dit aux participants que la journée appartient à quelqu'un d'autre que celui qui les réunit. Signé par le dirigeant, il dit : c'est ma question, et je serai là pour la suite.

Faut-il garder un effet de surprise ?

Pas sur le sujet. Un dirigeant nous a formulé l'hésitation telle quelle : « Je ne sais pas s'il faut garder un effet de surprise. » Les gens qui découvrent le sujet en arrivant passent la matinée à se demander pourquoi ils sont là. Sur le format, à la rigueur : personne n'a besoin de savoir qu'il fera un world café l'après-midi. Chacun a besoin de savoir sur quelle question il va travailler.

Est-ce qu'il y a quelque chose à préparer de leur côté ?

Rien, et surtout pas de slides. Un dirigeant nous l'a demandé en cadrage, et la réponse tient dans l'invitation : avoir lu le message et, s'il y en a eu, répondu à l'entretien. Demander des présentations, c'est garantir que la journée commencera par des présentations. Une seule demande peut avoir du sens : venir avec une situation vécue, liée à la question.

Une invitation à un atelier de deux heures, c'est le même travail ?

Oui, en plus court. Les quatre phrases restent, parce qu'un atelier de deux heures a lui aussi une question, un résultat attendu et quelqu'un qui décide. Ce qui disparaît, c'est la logistique d'un séminaire. Et c'est l'occasion d'un rappel : un atelier qui produit dure 3 heures, parce qu'il faut 30 à 45 minutes pour mettre la machine en route. Si l'invitation annonce deux heures pour une décision lourde, c'est le moment de corriger.

Quand faut-il l'envoyer ?

Assez tôt pour que chacun ait le temps d'y réfléchir, et toujours après le cadrage, jamais avant. Une invitation envoyée pour « bloquer la date » avant que la question soit trouvée annonce un thème, et il est difficile de revenir dessus ensuite. Si vous devez bloquer la date plus tôt, envoyez une simple réservation d'agenda, sans sujet, et gardez l'invitation pour quand la question sera là.