Le sponsor n'a pas de temps pour préparer le séminaire

Le sponsor n'a pas de temps pour préparer le séminaire : c'est fréquent, et ça se rattrape, à condition de ne pas confondre peu de temps et pas de temps du tout. Trois choses ne se délèguent pas : dire ce qu'il veut, ce qu'il craint et qui décidera ; valider la question unique de la journée ; signer l'invitation. Tout le reste peut se préparer sans lui, du déroulé à la logistique.

Ce qui se passe vraiment quand le sponsor n'a pas de temps

Le sponsor, c'est celui qui commande le séminaire et qui en portera les suites : le plus souvent, le dirigeant. Il fixe la date et le thème, puis il confie la préparation à quelqu'un de son équipe, qui nous appelle avec des questions très concrètes. « Quelles sont les grandes étapes de cette préparation ? Ça nécessite combien de temps ? » Ou, d'un responsable dans un grand groupe : « Au niveau du cadrage, comment vous allez procéder ? »

Derrière ces questions, il y en a une autre, qu'on ne pose pas à voix haute : combien de temps faut-il prendre au patron ? Un dirigeant nous a demandé s'il y avait « quelque chose à préparer de leur côté », pour les membres de son comité. Pour eux, presque rien : avoir lu l'invitation et réfléchi à la question. Pour lui, c'est une autre affaire.

Préparer un séminaire sans le dirigeant, ce que ça donne

La personne qui prépare ne sait pas ce que le dirigeant craint, ni ce qu'il fera de ce qui sortira, ni s'il compte trancher seul. Alors elle construit un programme : accueil, mot du dirigeant, ateliers, restitution. Dans 90 % des cas, ce programme est à refaire entièrement, parce qu'il part de l'horaire au lieu de partir de la question. Et quand le sponsor n'est pas là, personne n'a l'autorité pour le refaire. Le jour J, il découvre la question en même temps que les autres. Soit il la reformule en direct, soit il décroche.

Ce que ça cache : le séminaire n'est pas encore le sien

70 à 80 % de la réussite d'un temps collectif se joue à la préparation. Un sponsor absent de la préparation est absent de ces 70 à 80 %. « Je n'ai pas le temps » veut souvent dire autre chose : il n'a pas encore décidé ce qu'il attend de la journée, ou il n'a pas envie de dire à voix haute ce qui l'inquiète. Le cadrage sert à ça.

Il y a surtout une chose que personne ne peut dire à sa place : qui décide. Le dirigeant tranche seul après avoir écouté, le comité décide ensemble, ou la décision est déléguée à l'un de ses membres. Les trois se valent. Mais si ce n'est pas dit avant, le groupe travaille comme s'il décidait, et le lundi, le dirigeant décide autre chose dans son bureau.

Un dirigeant indisponible avant le séminaire le sera aussi après

La suite d'un séminaire se cadence à 48 heures, une semaine, trois semaines. Chacune de ces étapes demande un peu du temps du sponsor : relancer, arbitrer, montrer que ça compte. S'il ne trouve pas trois heures avant, il ne les trouvera pas après. Bloquez ces dates dans son agenda en même temps que la date du séminaire. La cadence est détaillée sur la page consacrée au plan d'action après séminaire.

Ce qu'il ne faut pas faire quand le sponsor manque

Le cadrage express n'existe pas

Une demi-heure au téléphone entre deux réunions ne suffit pas à trouver la question. Le cadrage, c'est 2 à 3 fois une heure, et empiriquement beaucoup plus, parce qu'on découvre en route que la question n'est pas celle qu'on croyait. On peut accélérer tout le reste. Pas ça.

Écrire l'invitation à sa place sans qu'il la relise. L'invitation est le plus dur à écrire : pourquoi on se réunit, sur quelle question, avec quoi on veut repartir, ce qu'on attend de chacun. Si le sponsor ne peut pas la signer telle quelle, c'est que la question n'est pas encore la sienne.

Le faire venir seulement pour le mot d'ouverture. S'il repart après dix minutes, le groupe produit des propositions pour quelqu'un qui n'est plus là.

Ce qu'on fait à la place

On demande peu, mais on le demande ferme : trois heures du sponsor, placées aux bons moments.

La première heure, seul avec lui, au tout début : ce qu'il veut, ce qu'il craint, ce qu'il fera de ce qui sortira, qui décidera. Pour qu'elle ne parte pas d'une page blanche, on lui demande de remplir avant la boussole stratégique d'équipe : Cap, Contraintes, Capacités, Cadence, une phrase par case, seul, en seize minutes.

Entre deux, la personne qui prépare fait le reste avec nous. Si l'on ne sait pas où en est l'équipe, on fait remplir au comité le diagnostic d'équipe Blobbie avant de construire la journée : ce qui en ressort vaut mieux qu'un programme écrit d'avance. Quand le sujet est sensible, on voit aussi les membres un par un.

La deuxième heure, on valide la question unique et l'invitation, qu'il relit et signe. La troisième, on relit le déroulé et on bloque les dates de suivi.

Trois heures, c'est le plancher, pas la norme. Les étapes complètes sont sur la page préparer un séminaire d'entreprise.