Le plan d'action après séminaire : repartir avec du concret et que ça tienne le lundi d'après

Le plan d'action après séminaire tient le lundi d'après quand il est court, daté et porté : trois chantiers maximum, une cadence à 48 heures, une semaine et trois semaines, et des décisions entières. Tout le reste, les to-do de 50 pages et les vingt idées « à creuser », s'étiole avant la fin du mois. Cette page répond à un client qui nous a dit, en parlant d'un séminaire précédent : « au bout de la journée, il y a rien. »

Ce qui se passe vraiment le lundi d'après

Le lundi, il y a deux cents mails, une réunion à 9 heures, et la journée de jeudi est déjà loin. Un client nous l'a résumé : « On a fait beaucoup d'ateliers, mais on n'a pas rempli le plan d'action. » La journée a été conçue pour les ateliers, pas pour ce qui en sort. Le plan d'action, c'était les vingt dernières minutes, faites en vitesse, avant le train. Ce qui a été produit, c'est une liste d'idées. Pas des décisions.

Une liste d'idées ne survit pas au lundi. Personne ne la porte, elle n'a pas de date, et chacun la lit comme il veut. Trois semaines plus tard, quelqu'un demande « on en est où ? » et la réponse est « il faudrait qu'on se revoie ». Le séminaire suivant commence par le même constat.

La suite d'un séminaire se décide pendant le séminaire

Pas après. La dernière heure de la journée n'est pas une conclusion, c'est le moment le plus important : ce qu'on retient, ce qu'on ne fait pas, qui porte, à quelle date. Si la journée se termine sur « on se revoit pour trier », rien ne sera trié. Et attention aux demi-décisions : « on va regarder », « à creuser », « à voir avec la DRH ». Une demi-décision égale un bordel au carré : chacun repart avec sa version, et le lundi, il y a trois plans d'action différents dans trois têtes.

Ce que ça cache : la peur d'être trop ambitieux

Un client cherchait « le juste milieu entre être trop ambitieux et le lundi d'après on le tient pas ». Un autre : « Pas se créer des to-do de 50 pages qu'on va jamais tenir. » Ce que ça cache, c'est l'idée que le problème est la quantité. C'est en partie vrai : trois chantiers maximum, et si l'équipe en veut sept, elle en choisit trois, ce qui est déjà une décision. Mais un plan d'action ne meurt pas d'être trop long. Il meurt de n'avoir personne pour le porter et aucune date pour le regarder. Un chantier sans porteur est une idée. Un chantier avec un porteur et sans date est une intention.

Faire vivre un plan d'action : la cadence 48 h, 1 semaine, 3 semaines

À 48 heures, les photos des murs et la liste des décisions, telles qu'elles ont été dites en séance, partent à tous les participants. Pas de synthèse embellie. Ce qu'ils ont vu. À une semaine, chaque porteur a fait un premier pas : une réunion posée, un mail parti, une première action, même petite. À trois semaines, un point avec les porteurs : ce qui a démarré, ce qui coince. Puis le débrief à froid, à 15 ou 30 jours, avec le commanditaire : qu'est-ce qui a tenu, qu'est-ce qui s'est étiolé. C'est ce débrief qui compte, pas le questionnaire de satisfaction du soir même. Le débrief à chaud dit si la journée était agréable ; celui à froid dit si elle a servi.

Ce qu'il ne faut pas faire : le compte-rendu qui embellit

N'envoyez pas une synthèse de douze pages rédigée par un tiers, qui dit plus que ce qui a été dit. Les participants ne s'y reconnaissent pas, et ce qui n'a pas été décidé en salle n'a pas été décidé.

Ne décidez pas après coup, en petit comité, ce qui sera fait, sans le dire à ceux qui ont travaillé. C'est le moyen le plus sûr de vider le séminaire suivant.

Ne gardez pas quinze chantiers pour ne frustrer personne. Quinze chantiers, c'est zéro chantier. Trois, portés et datés, c'est trois.

N'attendez pas le prochain séminaire pour faire le point. À trois semaines, le point se fait, même s'il n'y a rien à dire, surtout s'il n'y a rien à dire.

Ne laissez pas passer une demi-décision. « On est globalement d'accord pour avancer sur le sujet » n'est pas une décision. Qui, quoi, quand.

Ce qu'on fait à la place

On conçoit la journée à partir de la fin : avec quoi on repart, et ce qui se passe à 48 heures. Le déroulé du forum ouvert donne un porteur à chaque sujet avant même qu'il soit travaillé : celui qui l'a proposé le porte, et la suite est attribuée avant la fin de la journée. La décision par consentement ferme la journée avec des décisions entières : pas d'objection majeure, pas de demi-accord qu'il faudra rediscuter le lundi.

Ce problème a deux cousins. Si votre séminaire réunit 80 personnes, la récolte est un chantier en soi : animer un grand groupe qui produit. Et si le plan d'action est bien rempli mais que rien ne se décide jamais entre deux séminaires, le problème n'est pas le séminaire : un codir qui ne décide pas.

Pour que ce qui a été décidé ne s'étiole pas d'ici la prochaine réunion, un journal de bord d'équipe garde la trace de ce qu'on a appris et de ce qu'on teste.