Méthode · Attribuée à Dwight D. Eisenhower
Matrice d'Eisenhower en équipe : urgent, important, et ce qu'on arrête
La matrice d'Eisenhower trie ce qui est urgent et ce qui est important en quatre cases. En équipe, la case utile est la quatrième : ce qu'on arrête de faire.
La matrice d'Eisenhower est un tableau à quatre cases qui croise deux questions sur chaque tâche : est-ce urgent, est-ce important. Connue comme outil de gestion du temps personnel, elle sert en équipe, en 30 à 60 minutes, à décider ensemble ce qu'on fait, ce qu'on planifie, ce qu'on délègue, et surtout ce qu'on arrête. C'est l'outil qu'on sort pour une équipe qui dit « on n'a plus le temps de rien » sans avoir jamais listé ce qui lui prend son temps.
À quoi sert vraiment la matrice d'Eisenhower
L'urgent hurle, l'important chuchote. L'urgent chasse l'important, et l'important ne revient pas tout seul.
Les quatre cases, telles qu'on les dessine au tableau. Urgent et important : faire, les crises. Important mais pas urgent : planifier, le vrai travail. Urgent mais pas important : déléguer, utile mais pas pour vous. Ni urgent ni important : supprimer, le bruit.
En équipe, la question n'est plus « qu'est-ce que je fais de ma journée » mais « qu'est-ce que nous faisons de notre semaine, et qui a décidé que c'était urgent ». Ce qui sort d'une matrice faite à plusieurs, et jamais d'une matrice faite seul : le désaccord sur ce qui est important, que le directeur commercial et la responsable qualité découvrent pour la première fois, et la case qui vaut l'atelier, ce qui n'est ni urgent ni important et qu'on continue à faire parce que personne n'a jamais dit stop.
Quand ne pas utiliser la matrice d'Eisenhower
- L'équipe n'a pas le pouvoir d'arrêter. Si aucune tâche ne peut être supprimée sans un arbitrage qui n'aura pas lieu, la case « supprimer » restera un vœu. Faites d'abord venir celui qui peut dire oui.
- Le chef déclare tout urgent et important. La matrice n'a de sens que si les cases sont inégales.
- Vous voulez un plan d'action détaillé. La matrice trie, elle ne planifie pas.
- Il s'agit de la charge d'une seule personne. Là, c'est de la gestion du temps, et les livres de Covey font ça très bien.
Les questions qu'on nous pose sur la matrice d'Eisenhower
Comment utiliser la matrice d'Eisenhower en équipe ?
En trois temps, sur une heure. Chacun écrit seul, une tâche par post-it, tout ce qui lui prend du temps dans la semaine. Puis chacun place ses post-it dans les quatre cases au mur, sans commenter, et on regarde : où sont les paquets, où sont les désaccords. Enfin on décide, en commençant par la case du bas à droite, ce qu'on arrête. Une seule règle : on sort avec au moins une chose supprimée et une chose déléguée, nommées, datées.
Urgent, important : comment on tranche quand tout est urgent ?
En demandant qui a décidé que c'était urgent, et ce qui se passe si on ne le fait pas cette semaine. Urgent n'est pas important : une urgence est une question de délai, pas de valeur. Si on répond lundi prochain, qui s'en aperçoit ?
Prioriser ses tâches en équipe, ça sert à quoi si le chef décide ?
À ce que le chef décide en voyant ce que voit l'équipe. La matrice ne lui retire pas la décision, elle lui montre les tâches que ses collaborateurs classent en « ni urgent ni important » et qu'il croyait essentielles, ou l'inverse. Faciliter n'est pas arbitrer : on dit avant l'atelier qui décide de ce qu'on arrête, et on ne fait pas semblant que c'est un vote.
Matrice Eisenhower en équipe ou en solo : quelle différence ?
En solo, elle protège votre temps ; en équipe, elle décide ce que le collectif arrête de faire. Et la case « supprimer », qui en solo contient des distractions, contient en équipe des rituels, des reportings et des réunions que personne n'ose enterrer.
Ce que vous dites, mot pour mot, pendant la matrice d'Eisenhower
En ouverture : « Une tâche par post-it. Tout ce qui vous prend du temps cette semaine, pas ce que vous devriez faire. » Au placement : « Vous collez, vous ne commentez pas. On regarde d'abord. » Devant la case du bas à droite : « Ça, qui le défend ? Personne ? Alors on l'arrête. Qui l'annonce, à qui, quand ? »
Avant la matrice d'Eisenhower : ce qu'on prépare
La question au commanditaire en cadrage : est-ce que l'équipe a le droit d'arrêter quelque chose ? Si la réponse est non, ou floue, l'atelier sera une séance de constat. Si elle est oui, demandez-lui de le dire lui-même en ouverture : ça change ce que les gens osent coller dans la case du bas.
Après la matrice d'Eisenhower : le lundi d'après
Dans les 48 heures, la liste de ce qui a été supprimé et délégué part à l'équipe, avec le nom de celui qui a décidé. Pas la photo du mur : la décision. À trois semaines, on vérifie une seule chose : ce qu'on a arrêté est-il vraiment arrêté, ou revenu par la fenêtre. Pour la suite, on rejoint ce qu'on fait pour que ça tienne le lundi d'après.
Les pièges de la matrice d'Eisenhower, vus en vrai
Le mur qui penche à gauche. La plupart des post-it finissent en « urgent ». Personne n'a interrogé l'urgence.
La case vide en bas à droite. Avouer qu'on passe du temps sur du bruit est gênant. Le facilitateur y colle le premier post-it lui-même, à partir de ce qu'il a entendu en cadrage.
Trier sans arrêter. Un tableau parfait et zéro décision. La consigne se donne avant : au moins une chose supprimée, datée, avec le nom de celui qui l'annonce. Une demi-décision égale un bordel au carré.
Adapter la matrice d'Eisenhower : distanciel, petit groupe, grand groupe
En distanciel
Un tableau partagé à quatre cases, écriture silencieuse, puis chacun déplace ses cartes.
Avec un petit groupe
À trois ou quatre, la matrice des réunions marche mieux que celle des tâches : chacun liste ses réunions récurrentes avec leur durée, on les place, on additionne les heures par case. Le total de la case du bas à droite est souvent le chiffre qui déclenche la décision de sortir de la réunionite.
Avec un grand groupe
Au-delà de 15, une matrice par table de 5 à 7, puis chaque table remonte au mur commun ses trois « à supprimer ». Le vote par gommettes se fait sur ce mur, et le manager tranche devant tout le monde.
Pour aller plus loin que la matrice d'Eisenhower
Méthodes liées
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Méthode · Débutant
Vote par gommettes
Le vote par gommettes fait trier vingt idées en dix minutes : trois points par personne, on colle, on compte. Ça priorise, ça ne décide pas. Déroulé et pièges.
Méthode · Débutant
Speed boat
Le speed boat dessine un bateau, une île, du vent et des ancres pour faire dire à une équipe ce qui la pousse et ce qui la freine, en 45 à 90 minutes.
Méthode · Débutant
Rétrospective
La rétrospective fait regarder à une équipe ce qui s'est passé, comprendre pourquoi, et décider trois actions au plus, en cinq temps et 60 à 120 minutes.
Situations où ça sert
- Le plan d'action après séminaire : repartir avec du concret et que ça tienne le lundi d'après
- Sortir de la réunionite : à quel moment on fait une réunion, et comment
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Comment on se sert de la matrice d'Eisenhower en séance
On dessine les deux axes au mur, en grand, avec les quatre verbes. Puis chacun écrit seul, en silence, une tâche par post-it, tout ce qui occupe sa semaine, pas ce qu'il devrait faire. Le placement se fait sans débat : chacun colle, les autres regardent, le facilitateur ne classe rien.
Quand tout est au mur, on lit les cases à voix haute, en commençant par celle du bas à droite. C'est elle qui fait l'atelier : les tâches que personne ne défend, qu'on fait par habitude, et qu'on va arrêter aujourd'hui.
Quand la case « supprimer » contient plus de cinq post-it, on passe par le vote par gommettes, trois gommettes par personne sur ce qu'on arrête en premier. La matrice trie, le vote priorise, le manager décide. En fin de rétrospective d'équipe, les actions de la rétro se placent dans les cases, et on voit si l'équipe s'est encore ajouté du travail sans rien retirer.