Sortir de la réunionite : à quel moment on fait une réunion, et comment

La réunionite ne se règle pas en supprimant des réunions au hasard. Elle se règle avec une question, posée avant chaque invitation : est-ce qu'on va décider quelque chose, ou produire quelque chose ? Si la réponse est non, c'est un mail.

Ce qui se passe vraiment quand un client parle de réunionite

La question m'est arrivée telle quelle, d'un client dont les équipes sont réparties sur plusieurs sites : « Est-ce que vous travaillez sur une grosse problématique de réunionite aiguë, à quel moment je fais une réunion ? » La deuxième moitié de la phrase est la bonne question. Pas « comment faire moins de réunions », mais « à quel moment j'en fais une ».

Ce qui se passe dans la plupart des réunions que je vois : personne n'a écrit la question à laquelle le groupe doit répondre. On a un ordre du jour à huit points, un tour de table, des gens qui arrivent d'une autre réunion et qui repartent vers la suivante. La première demi-heure sert à mettre la machine en route. La dernière sert à constater qu'on n'a pas fini. Entre les deux, on s'informe.

Trop de réunions, ou trop de réunions sans question ?

Le nombre n'est pas le problème. Le problème, c'est le nombre de réunions qui n'ont pas de question. Une réunion tient sur une question à laquelle le groupe doit réussir à répondre. Il n'en faut pas plusieurs, il en faut une, et c'est la plus dure à trouver. Huit points à l'ordre du jour, ce sont huit mini-réunions, dont aucune n'est finie.

Ce que ça cache : des règles que personne n'a dites

Une cliente, responsable dans un organisme de formation, l'a très bien formulé : « Parfois on oublie de fixer des règles de fonctionnement d'une réunion, d'une instance, d'un groupe. » C'est exactement ça. Une réunion sans règles explicites, c'est une réunion où chacun applique les siennes. L'un pense qu'on décide, l'autre qu'on consulte. L'un coupe, l'autre attend son tour qui ne vient pas.

Les règles qui manquent tiennent en cinq lignes : qui décide, combien de temps, avec quoi on repart, qui écrit, et ce qu'on fait des téléphones. Le « qui décide » est la première. Une réunion où personne ne sait qui décide se termine par « on en reparle ». C'est le même mécanisme que dans un CODIR qui ne décide pas : on discute comme si le groupe tranchait, et personne ne tranche.

Des réunions inefficaces parce que personne n'est vraiment arrivé

Les gens sont dans la salle, mais ils sont encore dans la réunion d'avant. Ce n'est pas un icebreaker qu'il faut, c'est un temps d'inclusion : cinq minutes, chacun dit en une phrase où il en est par rapport au sujet du jour. Ce n'est pas du temps perdu. C'est la demi-heure de mise en route ramenée à cinq minutes.

Ce qu'il ne faut pas faire

Chercher un outil de plus. La demande est légitime, une cliente me l'a faite : « Avoir des idées d'outils autres que les méthodes de post-it. » Mais les outils, c'est 10 %. Un exercice à post-it sur une réunion qui n'a pas de question produit des post-it.

Supprimer un cinquième des réunions au hasard. Vous supprimerez celles qui décidaient, parce qu'elles sont plus courtes et moins visibles, et vous garderez celles qui informent.

Reporter. « On en reparle la semaine prochaine » est la phrase qui fabrique la réunionite. Le point revient, avec les mêmes personnes, les mêmes avis, et la même absence de décision.

Passer en visio pour gagner du temps. La visio n'enlève pas le problème, elle le rend silencieux : caméras coupées, personne ne sait qui est vraiment là. Et l'hybride, une partie dans la salle et l'autre à l'écran, c'est le pire des deux mondes.

Ce qu'on fait à la place

Réduire les réunions : commencer par celles qui n'ont pas de question

Prenez la liste de vos réunions récurrentes. Pour chacune, une seule question : est-ce qu'on y décide, est-ce qu'on y produit, ou est-ce qu'on s'y informe ? Celles qui informent deviennent un mail, ou un compte-rendu. Vous n'aurez rien perdu.

Pour celles qui restent, on écrit les règles. Un client a lancé cette action à la suite d'un séminaire, dans ses mots : « Faire évoluer la culture de la réunion : compte-rendu, ordre du jour, pas plus de 10 minutes. » Ce genre de règle simple tient parce qu'elle a été décidée ensemble, pas imposée par une note de service.

Chaque réunion qui reste a une question, un « qui décide » dit avant de commencer, une durée, et un temps d'inclusion court. Le point à l'ordre du jour se ferme dans la salle, avec la décision par consentement quand c'est le groupe qui décide : une proposition, des objections, un amendement, et c'est fermé. Le compte-rendu ne liste plus les sujets abordés. Il liste les décisions : quoi, qui, pour quand.

Et si le problème de vos réunions, ce sont les trois mêmes qui parlent pendant que les autres attendent que ça passe, la page sur faire participer tout le monde en réunion commence par là.