Faire participer tout le monde en réunion, même quand un dominant prend la place

Faire participer tout le monde en réunion ne dépend ni de la bonne volonté des gens ni de votre talent d'animateur : c'est une question de format. Tant que la parole est libre devant vingt collègues et le chef, elle va aux trois mêmes, et le dominant ne prend pas la place, on la lui laisse. Cette page s'adresse aux facilitateurs internes et aux managers qui nous appellent avec cette demande : « que chacun puisse avoir droit à la parole ».

Ce qui se passe vraiment quand un dominant prend la place

Une facilitatrice interne d'un grand groupe nous a raconté son premier atelier : « Ils me coupaient, ils me disaient : non mais on est tous d'accord, c'est bon, avançons, on n'a pas le temps. » Ce n'est pas un groupe qui est d'accord. C'est un groupe qui fuit l'exercice, et trois personnes qui décident pour les quinze autres.

« On est tous d'accord », dit par ceux qui parlent, veut dire « ceux qui ne parlent pas n'ont pas d'objection ». Or vous n'en savez rien. Le silence des autres est lu comme un accord parce que c'est la lecture la plus confortable, y compris pour vous, qui avez un déroulé à tenir.

Gérer un participant dominant sans l'humilier

Le dominant est rarement de mauvaise foi. Il remplit un vide. C'est souvent le plus à l'aise, le plus ancien, ou le manager. Une facilitatrice nous l'a demandée telle quelle : « Imaginons il y a un manager dans notre groupe, est-ce qu'il y a des points de vigilance ? » Oui, deux. Un manager qui parle en premier ferme le sujet : les autres s'alignent ou se taisent. Et un manager assis à la table de son équipe change ce que son équipe dit. On ne lui demande pas de se taire : il parle en dernier, et à une autre table.

La règle qui tient tout le reste : doux avec les personnes, dur avec les process. Vous ne recadrez pas la personne qui coupe, vous recadrez le déroulé : « on a dit un tour de parole, on finit le tour ».

Ce que ça cache : le silence n'est pas un accord

Le silence en réunion se lit mal

Le silence en réunion veut dire cinq choses différentes, et vous ne savez pas laquelle. « Je ne suis pas d'accord, mais ça ne sert à rien de le dire. » « Je n'ai pas compris la question. » « J'ai quelque chose, mais il me faut trente secondes et on est déjà passés au point suivant. » « Je ne vais pas contredire mon chef devant les autres. » Et parfois, oui, « je suis d'accord ». Ce qui met à l'écart, ce n'est pas une animation pas assez dynamique. C'est l'absence de structure de parole.

La prise de parole en réunion se prépare avant la réunion

Après un séminaire, une cliente s'est demandé : « Comment dans l'animation on aurait pu les faire se livrer plus, plutôt que de rusher pour finir l'exercice ? » La réponse est en amont. On a rushé parce que la séquence était dimensionnée pour le livrable, pas pour les gens. Il faut 30 à 45 minutes pour mettre la machine en route ; sur 45 minutes, personne ne se livre, on remplit le gabarit. Et l'invitation compte autant que le déroulé : quelqu'un qui sait pourquoi il vient arrive avec quelque chose à dire. Quelqu'un qui découvre le sujet en entrant se tait.

Ce qu'il ne faut pas faire : interpeller les silencieux

Ne dites pas « et toi, tu n'as rien dit ? » en plénière. Vous obtiendrez une phrase de défense, et cette personne ne reparlera plus de la journée. Le silencieux ne parle pas quand on le désigne, il parle quand le format ne lui laisse pas le choix.

Ne prenez pas le dominant à part pour lui demander de se calmer. Il se sentira visé, à raison. La consigne se donne à tout le monde, avant, comme une règle du déroulé.

Ne compensez pas avec un jeu. Un icebreaker fait rire dix minutes et ne change rien à qui parle une fois le jeu fini. Un temps d'inclusion n'est pas un icebreaker : il fait parler chacun sur le sujet du jour.

Ne rushez pas pour finir l'exercice. Un exercice fini avec trois contributeurs vaut moins qu'un exercice interrompu avec quinze.

Ce qu'on fait à la place

On change le format avant de changer les gens. Un temps d'inclusion au début : chacun dit en une phrase où il en est, dans l'ordre, sans commentaire. Le dominant parle une fois, comme tout le monde. Au-delà de douze personnes, le World Café fait le travail : à une table de quatre, sans le chef, un chef de projet timide dit ce qu'il pense. Quand le sujet est sensible, le photolangage fait passer la parole par une image : on décrit une photo avant de parler de soi. Et pour sortir d'un faux consensus, le débat mouvant oblige chacun à se positionner avec ses pieds avant d'ouvrir la bouche.

Si ce sont des choses que l'équipe ne se dit pas depuis des mois, lisez se dire les choses en équipe sans règlement de comptes. Et à 80 dans la salle, c'est un autre problème : animer un grand groupe qui produit.