Animer un grand groupe de 100 personnes et qu'il en sorte quelque chose

Animer un grand groupe de 100 personnes pour qu'il en sorte quelque chose, ça se fait, à trois conditions : une seule question, des sous-groupes de 5 à 7, et 3 heures minimum. Debout ou assis, thématique ou mélangé, tout le reste se règle en cadrage. Cette page répond à un client qui nous a demandé mot pour mot : « comment on anime 100 personnes sur un sujet de travail qui produisent quelque chose ? »

Ce qui se passe vraiment quand on met 100 personnes dans une salle

Une direction régionale qui préparait une journée pour 80 à 90 personnes nous a tout demandé d'un coup : « Est-ce qu'on fait des ateliers ? Mais sous quelle forme et comment on les anime ? Est-ce qu'on y va avec 2 ou 3 questions phares ? Est-ce qu'ils restent debout ? Est-ce que c'est des ateliers thématiques ? Est-ce qu'on mélange tout le monde ? » Derrière ces six questions, il y en a une seule : avec quoi on repart.

Avec 100 personnes en plénière, c'est mécanique : une heure de parole libre, ça fait 36 secondes par personne. Trois prennent le micro, les autres écoutent, et vous avez fait une conférence. Le nombre n'est pas le problème, le format l'est : à 100, la seule façon de faire travailler tout le monde est de découper la salle en tables de 5 à 7, et de faire circuler ce qu'elles produisent.

Un atelier de 100 personnes ne tient pas sans une question unique

« 2 ou 3 questions phares », c'est le premier réflexe, et c'est celui qui coule la journée : chaque table choisit la sienne, rien ne se croise, la récolte devient impossible. Une question à laquelle le groupe doit réussir à répondre. Il n'en faut pas plusieurs. Il en faut une, et c'est la plus dure à trouver : c'est à ça que sert le cadrage. Si vous avez vraiment quatre sujets distincts, vous n'avez pas besoin d'ateliers thématiques imposés d'en haut, mais d'un forum ouvert, où la salle propose elle-même les sujets.

Animation de grand groupe : le plus dur, c'est l'après-midi

Le même client l'a dit : « Le plus dur c'est pas le matin, c'est l'après-midi. » Le matin, tout le monde tient, même devant des slides. Après le déjeuner, avec des présentations, la salle s'écroule. Donc l'atelier qui produit se met l'après-midi, et rien ne passe à l'écran après le déjeuner. Comptez 3 heures : il faut 30 à 45 minutes pour mettre la machine en route, et une séquence d'1 h 30 entre deux présentations ne produit rien.

Ce que ça cache : le nombre d'animateurs, et la suite

Combien de facilitateurs pour un séminaire de 50 personnes ?

Un facilitateur pour 20 à 30 personnes. Deux à trois pour 45. Trois pour 50 à 60. Au-delà, même ratio. La question qu'on nous pose vraiment vient d'une cliente qui organisait une journée pour 31 personnes : « Par table, on a toujours un animateur. Est-ce que vous prévoyez d'avoir des animateurs ou est-ce que dans l'équipe on peut utiliser des personnes clés ? » Des personnes de l'équipe, sans hésiter. Un facilitateur externe par table, on va exploser votre budget, et aucun intérêt. L'hôte de table n'anime pas : il accueille, il résume en deux minutes, il laisse parler.

Ce que cache aussi la question, c'est la peur de la journée d'après. La même direction régionale l'a dit sans détour : « Au bout de la journée, il y a rien. » Un grand groupe produit beaucoup de matière, qui ne devient rien si personne n'a prévu la récolte, la convergence et la cadence des semaines suivantes. Le format compte moins que ce qui est prévu à 48 heures.

Ce qu'il ne faut pas faire avec 100 personnes

Ne faites pas des tables thématiques par défaut. Ça semble couvrir plus de terrain et c'est le contraire : chaque table creuse son coin, rien ne circule.

Ne remplacez pas l'atelier par une présentation suivie de « questions-réponses » : c'est une conférence, et 97 personnes n'auront rien dit.

Ne mélangez pas ludique et travail dans la même séquence. Un client qui préparait une journée pour une centaine de personnes l'avait constaté : « C'est compliqué de revenir à du travail dès lors qu'on a basculé sur le ludique. » Le ludique, s'il y en a, se met après le travail, pas avant.

Ne faites pas d'hybride. 80 en salle et 20 en visio, c'est le pire des deux mondes : les 20 ne travaillent pas, les 80 les attendent.

Ne mettez pas un animateur par table : un hôte interne, briefé un quart d'heure, fait mieux et ne coûte rien.

Ce qu'on fait à la place

Une seule question, des tables de 5 à 7, des hôtes internes, trois heures l'après-midi, une récolte au mur. Le World Café fait exactement ça, de 12 à 200 personnes, en trois tours de 20 minutes. Quand la salle a plusieurs sujets, le déroulé du forum ouvert laisse les participants les proposer et rejoindre celui qui les intéresse : chaque sujet a un porteur avant la fin de la journée.

Le reste se joue avant et après. Avant : préparer un séminaire d'entreprise commence par la question. Après : le plan d'action après séminaire, pour qu'au bout de la journée il y ait quelque chose.

Si le sujet divise la salle plutôt qu'il ne la fait produire, animer un fishbowl vaut mieux qu'un tour de tables : un petit cercle discute au centre, une chaise reste vide, et n'importe qui peut venir y prendre place. Cent personnes assistent à une vraie conversation au lieu d'écouter trois interventions préparées.