Méthode · Ria Baeck et Rainer von Leoprechting, communauté Art of Hosting
Pro Action Café
Le Pro Action Café installe des porteurs de projet aux tables et fait tourner les autres en trois tours de questions, pour repartir avec un prochain pas concret.
Le Pro Action Café est un format d'atelier où quelques participants arrivent avec un projet ou une question concrète, s'installent chacun à une table, et reçoivent pendant trois tours la visite des autres, qui les aident à avancer. Il se situe entre le World Café et le forum ouvert : la rotation et les petites tables du premier, les sujets apportés par la salle du second, avec une consigne qui pousse vers l'action. On le propose à un groupe de 12 à 80 personnes qui a des projets en cours et qui veut repartir avec un prochain pas, pas avec une liste d'idées.
À quoi sert vraiment le Pro Action Café
Le problème qu'il règle est celui du porteur de projet seul. Dans beaucoup d'équipes, chacun a un chantier sur le dos, et personne n'a le temps de regarder celui du voisin. Les réunions servent à faire le point, pas à réfléchir. Résultat : on avance seul, avec ses angles morts, et on découvre trop tard ce qui manquait.
Ce format inverse la logique habituelle d'un atelier. D'ordinaire, un groupe produit des idées pour un commanditaire. Ici, le groupe se met au service de plusieurs porteurs, et chaque porteur reçoit, en deux heures et demie, trois séries de regards neufs sur sa propre question. Il n'en sort pas avec un rapport. Il en sort avec ce qu'il a compris et avec la prochaine chose qu'il va faire.
La méthode vient de Ria Baeck et Rainer von Leoprechting, dans la communauté Art of Hosting. Ils ont croisé le World Café et le forum ouvert, et ajouté trois questions fixes, une par tour, qui font descendre la conversation de l'intention vers l'action :
- tour 1 : quelle est la quête derrière la question ? Autrement dit, qu'est-ce que le porteur cherche vraiment, sous la formulation qu'il a apportée ;
- tour 2 : qu'est-ce qui manque ? Les angles morts, les personnes oubliées, ce qu'il n'a pas regardé ;
- tour 3 : qu'est-ce que j'ai appris, et quel est mon prochain pas ? Et de quelle aide ai-je encore besoin ?
La différence avec le World Café et ses trois tours sur une seule question tient en une phrase : au café, l'hôte de table résume, il ne possède rien ; ici, le porteur est propriétaire de la question, et c'est lui qui repart avec. La différence avec le forum ouvert, c'est le cadre : pas de loi des deux pieds libre, des tours minutés, et des visiteurs qui questionnent au lieu de débattre. Ceux qui connaissent le codéveloppement y retrouveront la même règle de fond, on aide par des questions et pas par des solutions, en plus léger et à plus grande échelle.
C'est un format qui trouve sa place l'après-midi d'un séminaire, quand le matin a posé un cap et que chacun doit maintenant le traduire dans ses propres chantiers. Il répond directement à la phrase qu'un client nous a dite : « on a fait beaucoup d'ateliers, mais on n'a pas rempli le plan d'action ». Pour la suite, voyez le plan d'action après séminaire ; pour la question du nombre, animer un grand groupe.
Quand ne pas utiliser le Pro Action Café
- Personne n'arrive avec un projet à porter. Si les porteurs sont désignés d'office, les tables tournent autour de questions que personne ne tient vraiment. Faites un World Café sur une question commune.
- Le groupe doit choisir une orientation commune. Ce format fait avancer des projets en parallèle, il ne produit aucune décision collective. Pour trancher ensemble, il faut un autre temps, avec un mode de décision annoncé.
- Les porteurs n'ont aucune marge de manœuvre. Si le projet est déjà verrouillé au-dessus d'eux, trois tours de questions ne feront que rendre visible leur impuissance. C'est pire que de ne rien faire.
- Vous avez moins de deux heures. Trois tours, deux rotations, la présentation des questions et la récolte : en dessous de deux heures, on bâcle le troisième tour, qui est le seul qui compte.
Les questions qu'on nous pose sur le Pro Action Café
Comment animer un Pro Action Café ?
Avec des porteurs volontaires, un par table de quatre, trois tours de 20 à 25 minutes sur trois questions fixes, et une récolte où chaque porteur dit son prochain pas. Le facilitateur tient le temps, affiche les trois questions, et veille à une seule chose pendant les tours : que les visiteurs posent des questions au lieu de livrer leurs solutions. Comme pour tout atelier, l'essentiel se joue avant, dans la formulation des questions des porteurs.
World Café ou Pro Action Café : lequel choisir ?
Le World Café si toute la salle doit travailler la même question. Le Pro Action Café si plusieurs personnes portent chacune leur propre question et ont besoin d'aide pour avancer. Si vous hésitez, regardez qui repart avec le résultat : au café, c'est le commanditaire ; ici, ce sont les porteurs. Et si les sujets sont nombreux et mal définis, avec des gens qui veulent circuler librement, c'est un forum ouvert.
Pro Action Café : questions des trois tours, lesquelles poser ?
Les trois questions de la méthode, dans l'ordre, sans les réécrire. Tour 1 : quelle est la quête derrière la question ? Tour 2 : qu'est-ce qui manque pour avoir une vue complète ? Tour 3 : qu'est-ce que j'ai appris, quel est mon prochain pas, de quelle aide ai-je encore besoin ? Ce qui se prépare, c'est la question du porteur, pas celles des tours. Elle commence par « comment », elle est concrète, et le porteur a la main dessus.
Pro Action Café : déroulé et durée, combien de temps prévoir ?
Deux heures et demie à trois heures. Comptez 20 à 25 minutes par tour, cinq minutes par rotation, un quart d'heure pour que les porteurs présentent leurs questions, un temps seul pour le porteur après le troisième tour, et une récolte courte. En dessous de deux heures, ne le faites pas.
Combien de porteurs de projet pour combien de participants ?
Un porteur pour trois visiteurs, soit un quart de la salle. Pour 32 personnes, huit porteurs et huit tables de quatre. S'il y a plus de volontaires que de tables, on regroupe deux questions proches ou on en garde pour une autre fois. S'il y en a moins, on passe à des tables de cinq, pas plus : au-delà, le porteur ne peut plus écouter tout le monde.
Faut-il connaître les projets à l'avance ?
Oui, au moins en partie. Demandez dans l'invitation qui vient avec une question, et laissez deux ou trois places pour ceux qui se décideront le jour même. Découvrir les projets en séance, c'est prendre le risque d'un long silence à la place du marché, ou de huit porteurs dont six sont des managers qui se sont sentis obligés.
Le déroulé du Pro Action Café, minute par minute
Ce déroulé est calé sur 32 personnes, huit porteurs, huit tables de quatre, deux facilitateurs, trois heures. Adaptez les durées, gardez les trois questions dans l'ordre.
| Temps | Ce qui se passe | Ce que fait le facilitateur |
|---|---|---|
| 0 à 15 min | Inclusion : une phrase chacun sur ce qu'il attend de l'après-midi | Pose la question d'inclusion, tient le tour, ne commente pas |
| 15 à 25 min | Cadre : le principe, les rôles de porteur et de visiteur, les trois questions | Affiche les trois questions au mur, lit la règle des visiteurs deux fois |
| 25 à 45 min | Place du marché : chaque porteur lit sa question en une phrase et l'affiche au-dessus d'une table | Vérifie que chaque question est une question d'action portée par la personne |
| 45 à 50 min | Les visiteurs choisissent une table, trois par table | Équilibre les tables, sépare les collègues directs |
| 50 à 75 min | Tour 1 : quelle est la quête derrière la question ? | Circule, recadre les visiteurs qui donnent des solutions, tient le temps |
| 75 à 80 min | Rotation : le porteur reste, les visiteurs changent de table | Annonce la rotation, s'assure que personne ne suit son voisin |
| 80 à 105 min | Tour 2 : qu'est-ce qui manque ? | Rappelle que le porteur note et ne se défend pas |
| 105 à 110 min | Rotation 2 | Idem, et annonce le dernier tour |
| 110 à 135 min | Tour 3 : qu'est-ce que j'ai appris, quel est mon prochain pas, de quelle aide ai-je besoin ? | Pousse les tables vers un pas précis, daté, que le porteur peut faire seul |
| 135 à 150 min | Le porteur seul : il écrit son prochain pas et l'aide qu'il demande ; les visiteurs notent ce qu'ils ont appris | Laisse le silence, ne passe pas aux tables |
| 150 à 175 min | Récolte en cercle : chaque porteur dit sa question, ce qu'il a compris, son prochain pas, en une minute | Note les prochains pas au mur, chronomètre, remercie sans commenter |
| 175 à 180 min | Clôture : ce qui se passe à 48 heures et à trois semaines | Annonce la suite, arrête à l'heure |
Ce que vous dites, mot pour mot, pendant le Pro Action Café
Ce sont les consignes telles qu'on les donne en salle. Une ou deux phrases par phase, pas plus.
À l'inclusion. « Une phrase chacun : qu'est-ce que vous attendez de cet après-midi ? On écoute, on ne répond pas. »
Au cadre. « Huit d'entre vous ont apporté une question sur un projet qu'ils portent. Ils restent à leur table pendant trois tours. Les autres sont des visiteurs : vous changez de table à chaque tour, et votre travail est de poser des questions, pas de donner la solution. »
À la place du marché. « Porteurs, une phrase chacun : votre question, telle que vous la travaillez aujourd'hui. Pas le contexte, pas l'historique. La question. »
Au premier tour. « Première question : quelle est la quête derrière la question ? Qu'est-ce que le porteur cherche vraiment ? Porteur, trois minutes pour présenter, ensuite vous écoutez et vous notez. »
À la rotation. « Le porteur reste. Les visiteurs se lèvent et vont à une table où ils ne sont pas encore allés, sans suivre leur voisin. Deux minutes. »
Au deuxième tour. « Deuxième question : qu'est-ce qui manque ? Qui n'a pas été consulté, qu'est-ce qui n'a pas été regardé ? Porteur, vous résumez en deux minutes ce que le premier tour vous a appris, puis vous écoutez. »
Au troisième tour. « Dernière question : qu'est-ce que j'ai appris, quel est mon prochain pas, de quelle aide ai-je besoin ? Visiteurs, aidez le porteur à trouver un pas qu'il peut faire seul, cette semaine. »
À la récolte. « Chaque porteur, une minute : votre question, ce que vous avez compris, votre prochain pas. Je l'écris au mur. On ne commente pas. »
Avant le Pro Action Café : ce qu'on prépare
Les porteurs d'abord. Ils se trouvent dans l'invitation, pas le jour même : « si vous avez un projet sur lequel vous avez besoin d'aide, venez avec une question ». Trois critères pour qu'une question tienne trois tours. Elle est portée par la personne qui la pose, pas par son service. Le porteur a une marge de manœuvre réelle. Elle appelle de l'action : « comment est-ce que je fais adopter le nouvel outil par l'équipe de nuit ? » tient ; « présenter le projet de refonte » ne tient pas, ce n'est pas une question.
Le briefing des porteurs, dix minutes avant l'ouverture. Ils présentent leur question en trois minutes au premier tour, puis ils écoutent. Ils notent tout sur la grande feuille. Ils ne se justifient pas quand un visiteur pointe un angle mort : ils écrivent. C'est la chose la plus difficile à tenir pour un manager, et c'est celle qui fait la valeur de l'après-midi.
La salle. Des tables de quatre, espacées, une grande feuille et des feutres sur chacune. Un mur pour afficher les questions au moment du marché, et les trois questions des tours écrites en grand, visibles de toutes les tables. Un chronomètre que tout le monde voit.
Le cadrage avec le commanditaire, avant tout le reste. Il doit accepter que les porteurs repartent avec leur prochain pas, et pas avec un plan validé par lui. Il doit aussi accepter que certaines questions portent sur des sujets qui le concernent. Si ce n'est pas le cas, mieux vaut le savoir en cadrage que le découvrir au deuxième tour.
Après le Pro Action Café : le lundi d'après
Le lendemain, les grandes feuilles appartiennent aux porteurs. Chacun repart avec la sienne, ou avec sa photo. Elles ne partent pas dans un compte rendu général : c'est la matière du porteur, et elle n'a de sens que pour lui.
Dans les 48 heures, la liste des prochains pas, telle qu'elle a été dite en cercle, part à tous les participants, avec le nom de chaque porteur et l'aide qu'il a demandée. C'est ce qui permet à un visiteur de dire « je peux t'aider sur ce point » sans attendre la prochaine réunion.
À une semaine, chaque porteur a fait son premier pas, ou sait pourquoi il ne l'a pas fait. Un message court suffit. À trois semaines, un point collectif de trente minutes : qui a avancé, qui est bloqué, qui a besoin d'un nouveau tour. Puis le débrief à froid avec le commanditaire, à 15 ou 30 jours : quels projets ont vraiment bougé, et est-ce que le format mérite d'être refait.
Les pièges du Pro Action Café, vus en vrai
Le porteur qui présente au lieu de demander. Il a préparé quinze minutes de contexte, et le premier tour devient une présentation de projet. Les visiteurs écoutent poliment et ne posent aucune question. Trois minutes de présentation, pas une de plus, et c'est le facilitateur qui coupe.
Les visiteurs qui livrent des solutions. Dès le premier tour, quelqu'un dit « moi, à ta place, je ferais ça ». La conversation se ferme, le porteur se défend, et on ne saura jamais quelle était la vraie quête. Le facilitateur passe à la table et relit la question du tour à voix haute.
La question qui n'en est pas une. Un porteur affiche « la refonte du processus achats ». Ce n'est pas une question, c'est un intitulé. À la place du marché, on demande : « quelle est votre question sur ce sujet, aujourd'hui ? » Si elle ne vient pas, on garde la table libre.
Le chef à sa propre table. Un directeur porte un projet et trois membres de son équipe s'assoient à sa table. Ce n'est plus un tour de visiteurs, c'est une réunion d'équipe où personne n'ose parler. On sépare les liens hiérarchiques directs au moment du choix des tables.
La récolte qui s'éternise. Huit porteurs qui racontent chacun leur après-midi pendant cinq minutes, c'est quarante minutes de plénière et une salle qui décroche. Une minute par porteur, trois éléments : la question, ce qu'il a compris, son prochain pas.
Adapter le Pro Action Café : distanciel, petit groupe, grand groupe
En distanciel
Il se fait bien en visio, à condition que l'outil permette de choisir sa sous-salle. Chaque porteur a sa sous-salle fixe et un document partagé à son nom, les visiteurs changent de sous-salle à chaque tour. Tours de 20 minutes, rotation de trois minutes, et un facilitateur qui reste dans la salle principale pour les égarés. L'hybride, quelques personnes en salle et d'autres à distance, jamais : c'est le pire des deux mondes.
Avec un petit groupe
Sous 12 personnes, gardez le rapport d'un porteur pour trois visiteurs. À huit, deux porteurs et deux tables de quatre, et seulement deux tours : la rotation ne fait plus circuler grand-chose au-delà. En dessous, passez à une séance de codéveloppement, plus lente, mais faite pour un seul porteur à la fois.
Avec un grand groupe
Au-delà de 50, c'est la place du marché qui casse : quinze porteurs qui lisent leur question, c'est déjà vingt minutes. Faites inscrire les questions à l'avance, affichez-les avant l'ouverture, et laissez les visiteurs les lire en arrivant. Comptez trois facilitateurs pour 50 à 60 personnes. Pour la récolte, remplacez le cercle par une galerie : chaque porteur affiche son prochain pas au mur, et la salle passe devant.
Pour aller plus loin que le Pro Action Café
Méthodes liées
Méthodes liées
Méthode · Débutant
World Café
Le World Café fait tourner un grand groupe entre des tables de 4 à 5, sur une seule question, en 90 minutes à 3 heures, pour faire parler tout le monde.
Méthode · Avancé
Forum ouvert
Le forum ouvert réunit 20 à 300 personnes en cercle, sans ordre du jour : les participants proposent les sujets et s'y répartissent. Déroulé, ratio, pièges.
Méthode · Intermédiaire
Codéveloppement
Le codéveloppement réunit 5 à 8 pairs, une fois par mois, autour de la situation réelle d'un seul : il expose, ils questionnent, il repart avec un plan.
Situations où ça sert
- Animer un grand groupe de 100 personnes et qu'il en sorte quelque chose
- Le plan d'action après séminaire : repartir avec du concret et que ça tienne le lundi d'après
Insuffle Académie
Apprendre à l'animer
Insuffle Académie forme les facilitateurs internes en 3 jours, 80 % de pratique. Les outils, c'est 10 % du sujet.
Voir la formationInsuffle
On l'anime pour vous
Vous préférez qu'on vienne le faire ? Insuffle facilite des séminaires et des temps collectifs, en Normandie, à Paris et ailleurs.
Parler à Insuffle