Animer en hybride : présentiel et distanciel en même temps

Animer en hybride, avec une partie du groupe dans la salle et l'autre derrière un écran, on le déconseille : c'est le pire des deux mondes. Vous perdez ce que la salle permet (les tables, le mouvement, les apartés) sans gagner ce que le tout-distanciel permet, tout le monde au même endroit et sur le même support. Choisissez tout le monde en salle ou tout le monde à distance, et si vraiment vous n'avez pas le choix, quelques règles limitent la casse.

Ce qui se passe vraiment dans un atelier hybride

La question arrive au cadrage, souvent en fin d'appel : présentiel, distanciel, ou hybride ? Dans les faits, hybride veut presque toujours dire « ceux qui ne peuvent pas venir se connecteront ». Une douzaine de personnes dans la salle, quelques-unes à l'écran, une caméra au bout de la table.

Au bout de dix minutes, la salle parle à la salle. Ceux qui sont loin entendent la moitié, ne voient pas le mur, arrivent trop tard dans les échanges. Quand on vote d'un geste, la salle a voté avant que l'écran ait compris la consigne. Quand on passe en binômes, ils ne se forment pas entre un écran et une chaise. Et le facilitateur passe son temps à faire le pont au lieu de regarder le groupe.

Réunion hybride présentiel distanciel : deux réunions au lieu d'une

Ce n'est pas une réunion avec quelques participants à distance. Ce sont deux réunions qui se tiennent en même temps. Dans la salle, il y a le café, le couloir, les regards, la phrase glissée au voisin. À l'écran, il y a le son d'un micro de salle et une vue sur des dos. Le premier groupe travaille, le second assiste.

Ce que ça cache : on n'a pas choisi

L'hybride est rarement un choix. C'est ce qui reste quand on n'a pas voulu trancher entre réunir tout le monde, avec ce que ça coûte en déplacements, et assumer une séance entièrement à distance. On garde les deux, et on espère que la technique fera le lien. Elle ne le fait pas.

Hybride, le pire des deux mondes, et souvent pour les mêmes

Ceux qui sont à l'écran sont souvent les mêmes : le site le plus loin, l'équipe la plus petite. L'hybride creuse l'écart qu'on voulait réduire. Si votre sujet, c'est de faire exister une équipe répartie sur plusieurs sites, lisez la page créer un collectif après une fusion ou entre sites : ça ne se fait pas en visio, et encore moins en hybride.

Ce qu'il ne faut pas faire en hybride

Décider en hybride. Le tour d'objections devient inaudible pour ceux qui sont loin, et ceux qui sont loin sont justement ceux qui ne diront pas leur objection. Vous fermerez une décision sans avoir entendu une partie du groupe.

Faire en hybride un format qui repose sur le corps. Un débat mouvant, où chacun traverse la salle pour se placer, n'existe pas pour ceux qui sont derrière un écran. On ne change pas de table à travers une caméra.

Poser un micro sur la table et considérer que c'est réglé. Ceux qui sont à distance regardent une réunion dans laquelle ils n'arrivent pas à entrer.

Ce qu'on fait à la place

Choisir : tout le monde en salle, ou tout le monde à distance

Tout le monde en salle quand il faut produire, trancher quelque chose de lourd ou créer un collectif. Un atelier qui produit, c'est 3 heures minimum, et ça se fait dans la même pièce.

Tout le monde à distance quand la séance est courte, régulière, avec une structure qui fait le travail. Le Lean Coffee tient en visio : un tableau partagé, des post-it virtuels, les caméras allumées pour le vote. Le temps d'inclusion marche même souvent mieux à distance qu'en salle, parce que chacun écrit sa réponse dans le chat au même moment avant le tour à l'oral. Et la décision par consentement tient en visio avec des tours stricts, l'ordre de parole écrit dans le chat, chacun appelé par son nom.

La question d'un client dont les équipes ne se voient qu'en visio, « l'heure et demie tous les mois, ça vous paraît un peu léger ? », se règle avec la même logique. Une heure et demie à distance suffit pour une réunion qui a une question et un format qui la tient. Elle ne suffit pas pour un atelier qui doit produire, ni pour faire exister une équipe. Quand on hésite entre « une séquence » et l'envie de « l'installer dans le temps », la réponse est souvent les deux : des séances courtes à distance, tout le monde du même côté de l'écran, et au moins un temps long où tout le monde est dans la même pièce.

Quand on n'a pas le choix : limiter la casse

Parfois, l'hybride est imposé. Alors on limite les dégâts.

Tout le monde sur le même support : un seul tableau partagé, que ceux de la salle utilisent aussi sur leur ordinateur, au lieu d'un mur de post-it que l'écran ne voit pas.

Une personne pour ceux qui sont loin : un second facilitateur, ou au moins quelqu'un dont c'est le seul rôle. Suivre le chat, donner la parole à l'écran, signaler quand le son ne passe plus.

L'écran parle en premier. À chaque tour, ceux qui sont à distance commencent, appelés par leur nom. Sinon, la salle aura tout dit avant eux.

Des sous-groupes du même côté : ceux qui sont à distance ensemble dans une sous-salle, ceux de la salle à leurs tables. Et pas de décision lourde ce jour-là : on la prépare en hybride, on la ferme quand tout le monde est dans la même pièce, ou tout le monde à distance.