Forum ouvert

Les questions qu'on nous pose sur le forum ouvert

Comment animer un forum ouvert ?

En cercle, sans tables, avec une seule question affichée en grand, et en tenant l'espace plutôt que le contenu. Le facilitateur ouvre en 30 à 45 minutes maximum : il lit la question, explique les quatre principes et la loi des deux pieds, montre comment la place du marché fonctionne. Ensuite il se tait. Les participants proposent leurs sujets, les placent sur la grille des créneaux, et vont travailler. Le facilitateur circule, sonne les fins de créneaux, vérifie que chaque session laisse un compte rendu écrit, et rouvre le cercle pour clôturer. Le reste, c'est de la préparation : 70 à 80 % de la réussite se joue avant.

Pourquoi un forum ouvert en fait ?

Parce que vous ne connaissez pas les sujets, et que ce sont les gens qui les ont. C'est la question exacte qu'une cliente m'a posée en cadrage, un peu méfiante, et je la trouve saine. Elle avait déjà fait des séminaires à ateliers, thèmes choisis par le comité de direction, et elle en tirait des plans d'action que personne ne remplissait. Le forum inverse la logique : les thèmes travaillés sont ceux des participants, et ils écrivent eux-mêmes ce qui en sort. Si vous savez déjà de quoi il faut parler, ce n'est pas la bonne méthode.

Open space technology et forum ouvert, la méthode est-elle la même ?

Oui, c'est le même format. Open space technology, ou OST, est le nom d'origine donné par Harrison Owen en 1985 ; forum ouvert est la traduction qui s'est imposée en France. Les règles sont identiques : une question, un cercle, une place du marché où les participants proposent les sujets, des sessions en parallèle, la loi des deux pieds, une clôture en cercle. Seule précaution : « open space » évoque parfois un plateau de bureaux, dites-le dans l'invitation.

Un forum ouvert à 100 personnes, ou 250 managers, c'est faisable ?

Oui pour les deux, et 100 personnes est même la zone où ce format est le plus confortable. Une direction m'a demandé s'il tenait pour 250 managers sur une journée. Oui, à trois conditions. La salle : un cercle de 250 chaises est immense, on passe à deux ou trois cercles concentriques, avec un micro. Les espaces : à 250, comptez 15 à 20 sujets par créneau, donc autant d'espaces identifiés, salles annexes ou bouts de couloir. La récolte : 40 à 60 comptes rendus sur la journée, ça ne se compile pas à la main le soir même, il faut une équipe qui saisit au fil de l'eau.

Combien de facilitateurs, et peut-on co-animer avec une équipe interne ?

Un facilitateur pour 20 à 30 personnes, 2 à 3 pour 45, 3 pour 50 à 60. Et oui, une partie de l'équipe peut être interne. Une cliente me demandait si elle devait prévoir « quelqu'un qui serait là aussi, s'il faut deux animateurs » : la bonne réponse, c'est des personnes clés de la maison, briefées une heure avant. Elles tiennent la logistique : mur, grille, cloche, collecte des feuilles. L'ouverture et la clôture restent au facilitateur principal, qui n'a aucun intérêt dans le contenu. Une précaution, dite par une dirigeante en cadrage : « il ne faut pas que je sois conceptrice du truc, parce que j'ai besoin de contribuer ». Qui veut porter un sujet ne co-anime pas. Il participe.

La loi des deux pieds, ça marche vraiment en entreprise ?

Oui, à condition de l'annoncer avec conviction. La règle dit : si vous n'apprenez rien et n'apportez rien là où vous êtes, levez-vous et allez ailleurs. Devant une salle de cadres, il y a toujours un silence gêné : personne ne quitte une réunion en entreprise. Puis, au deuxième créneau, une ou deux personnes se lèvent, et ça se débloque. Présentée comme une option timide, elle ne sera pas utilisée, et les sessions deviendront des réunions où l'on reste par politesse. Le vrai test, c'est un directeur qui change de session sans que personne ne s'en offusque.

Que faire des gens qui papillonnent sans s'engager ?

Rien, ou presque. Harrison Owen a nommé ces deux profils : les bourdons, qui butinent de session en session, et les papillons, qui se posent en dehors de tout et discutent au bar. Les deux ont leur place. Le bourdon transporte des idées d'une session à l'autre, et fait souvent le lien entre deux sujets qui se rejoignent. Le papillon crée les conversations de couloir qu'on cherchait à provoquer. Le seul cas gênant, c'est celui qui papillonne parce que rien ne le concerne : la question de départ était à côté, ou l'invitation n'était pas claire. On ne le rattrape pas le jour même, on l'écoute au débrief.

Comment on repart avec quelque chose ?

Avec les comptes rendus des sessions, envoyés à tous sous 48 heures, et un temps de décision dans la semaine. Un client m'a dit, en parlant d'une journée précédente : « au bout de la journée, il y a rien ». Ce risque se traite avant, en cadrage. Chaque session laisse une feuille A3 : le sujet, les présents, ce qui s'est dit, ce qui est proposé. La clôture demande à chacun ce qu'il retient et ce qu'il va faire. Puis la direction tranche : ce qu'on lance, ce qu'on ne fait pas, qui porte. Pour ça, la décision par consentement est le bon outil : elle permet de décider vite sur des propositions venues du terrain, sans vote. Sans ce temps-là, vous aurez fait une belle journée et rien d'autre.