World Café ou forum ouvert ? Le choix se fait sur le nombre de sujets

La réponse tient en une ligne : World Café ou forum ouvert, ça dépend du nombre de sujets. Une seule question, que toute la salle doit travailler : le World Café, trois tours à des tables de 4 à 5, entre 90 minutes et 3 heures. Plusieurs sujets, que seuls les participants connaissent : le forum ouvert, une demi-journée à une journée, en cercle, sans ordre du jour. Et si le café ne prend pas, on bascule en forum. Il faut l'avoir prévu dans son sac.

Le tableau : World Café ou forum ouvert en huit critères

La différence entre World Café et forum ouvert tient au programme

Dans le déroulé du World Café, le programme est écrit avant : une question, affichée au mur, la même pour toutes les tables, et trois tours de 20 minutes. Les participants n'ont rien à proposer, ils ont à répondre. Dans le forum ouvert, on arrive avec la question et rien d'autre. Ce sont les participants qui écrivent les sujets sur des feuilles A3, les placent sur la grille et vont travailler avec ceux que ça intéresse. Le facilitateur tient l'espace, pas le contenu.

C'est pour ça que les deux ne demandent pas le même cadrage. Pour le café, la partie dure, c'est la question : une seule, courte, sans réponse évidente. Pour le forum, c'est le commanditaire : il doit accepter de ne pas connaître les sujets à l'avance, et de trancher dans la semaine sur ce qui en sort. Un commanditaire qui a déjà ses six thèmes n'a pas besoin d'un forum. Il a besoin d'ateliers, ou d'un café.

Choisissez le World Café si…

• Vous avez une question pour tout le monde, et 12 à 200 personnes qui doivent la travailler.
• Vous avez entre 90 minutes et 3 heures, typiquement l'après-midi d'un séminaire, quand il faut remettre 31 personnes en mouvement sans les remettre devant un écran.
• Vous voulez que les idées se croisent : après trois tours à des tables mélangées, une idée sortie à une table a été entendue et reformulée par une bonne partie de la salle.
• Le groupe ne se connaît pas, ou plus : deux entités qui viennent de fusionner, des sites qui ne se voient qu'en visio.

Choisissez le forum ouvert si…

• Vous ne connaissez pas les sujets, et vous savez que ce sont les gens qui les ont.
• Vous avez au moins une demi-journée, et 20 à 300 personnes. À 100, c'est même la zone où ce format est le plus confortable.
• Vous avez déjà fait des séminaires à ateliers thématiques choisis par la direction, et les plans d'action qui en sortaient n'ont pas été remplis.
• Le commanditaire accepte de trancher dans la semaine sur des propositions qu'il n'a pas écrites.

Forum ouvert ou World Café pour une journée de 80 personnes ?

À 80, les deux tiennent, et ce qui tranche reste le nombre de sujets. Un client qui préparait une journée pour 80 à 90 personnes nous l'a dit : « Le plus dur, c'est pas le matin, c'est l'après-midi. » Avec des ateliers thématiques imposés, l'énergie tombe après le déjeuner. Un café remet la salle en mouvement sur la question du jour ; un forum lui rend l'après-midi, puisque les sujets sont les siens. Si vous cherchez comment faire produire un grand groupe, la question à poser au commanditaire est celle-là : une question, ou quinze ?

World Café vs forum ouvert : ce qui se passe si le café ne prend pas

Ça arrive : la question ne mord pas, ou le groupe a envie de parler d'autre chose. Plutôt que de forcer trois tours sur une question morte, on garde la question, on demande à la salle quels sujets elle veut ouvrir, on affiche les propositions, et chacun rejoint la table qui l'intéresse. C'est un forum en version courte, et la variante du forum ouvert en demi-journée est celle qu'on sort à ce moment-là. Deux conditions : l'avoir prévu, et avoir un facilitateur qui sait tenir les deux formats.

Ce que les deux ont en commun

Une seule question, la plus dure à trouver, et 70 à 80 % de la réussite qui se joue avant. Un facilitateur pour 20 à 30 personnes, qui ne donne son avis sur rien. Un temps d'inclusion pour ouvrir. Et surtout : aucun des deux ne décide. Le café ouvre, le forum ouvre encore plus, et il faut un temps de convergence dans la semaine, avec la décision par consentement ou avec le dirigeant qui tranche. Sans ça, vous aurez fait une belle journée, et rien d'autre. Une demi-décision égale un bordel au carré.