Méthode · Yoan Lureault, Insuffle ; le 15 % Solutions vient des Liberating Structures (Lipmanowicz et McCandless)
Cahier de concrétisation : passer de l'idée à l'action après un atelier
Le cahier de concrétisation est le carnet que chacun remplit pendant un atelier ou une formation : ce que je retiens, ce que je teste lundi, une action à 72 h.
Le cahier de concrétisation est le carnet individuel que chaque participant remplit au fil d'un atelier ou d'une formation, jusqu'à une dernière page qui l'engage : une action datée à 72 heures, des critères de succès, et ce qu'il peut faire dès lundi sans permission ni budget. C'est l'outil qu'on donne à ceux qui nous disent « on a fait beaucoup d'ateliers, mais on n'a pas rempli le plan d'action ».
À quoi sert vraiment le cahier de concrétisation
Un atelier sans suite n'est qu'un bon moment. Le cahier prend le problème par l'autre bout : au lieu d'attendre la fin pour écrire un plan d'action, chacun écrit depuis le début ce qu'il compte en faire.
À chaque temps de la journée, sa page : ce que je retiens, mon déclic, ma question à creuser, ce que je teste dès lundi, et de la place pour gribouiller. La règle du jeu : on pratique, on débriefe, on note à chaud.
La dernière partie n'est plus un carnet de notes, c'est un engagement. Elle contient le Canva Action, en deux versions. La première relie une intention (que souhaitons-nous faire ?), des critères de succès (comment verrons-nous que ça fonctionne ?), des actions datées à 72 heures, 2 semaines et 1 mois, et des acteurs nommés, avec un initiateur et un leader. La seconde s'écrit comme un pari : nous croyons que… nous aurons raison si… alors nous faisons… Puis le 15 % Solutions, emprunté aux Liberating Structures : qu'est-ce que je peux faire dès lundi, sans attendre de permission ni de budget ? Enfin une première action à 72 heures, et un bilan sur une échelle de 0 à 10, la même qu'au premier matin.
Quand ne pas utiliser le cahier de concrétisation
- Il est distribué à la fin, en vitesse. Un cahier découvert dans les vingt dernières minutes est une feuille d'évaluation de plus.
- L'atelier n'a rien décidé. Le cahier concrétise des décisions. Sans elles, il concrétisera des intentions, et l'intention sans action ne change rien.
- Le commanditaire veut le relever. Le cahier est personnel. Le jour où un manager les ramasse « pour suivre », les pages se vident.
- Le groupe ne se reverra pas à 30 jours. Sans point de suivi, l'action à un mois n'existe pas.
Les questions qu'on nous pose sur le cahier de concrétisation
Comment concrétiser après un atelier ?
Avec une action datée à 72 heures, nommée, partagée au groupe avant de quitter la salle. C'est ce qui transforme l'intention en mouvement. Une action dite devant douze personnes se fait ; une action écrite pour soi se reporte.
Un carnet de plan d'action, c'est quoi de plus qu'une liste d'actions ?
Un chemin. Une liste arrive à la fin, à froid, quand tout le monde regarde l'heure. Le carnet de plan d'action commence à la première heure : ce que je retiens, ce qui a fait déclic, ce que je teste. Pas une to-do de 50 pages qu'on ne tiendra jamais.
Passer de l'idée à l'action : pourquoi 72 heures ?
Parce qu'au-delà, la journée est déjà loin. Le lundi, il y a deux cents mails et une réunion à 9 heures. Une action à 72 heures se fait dans l'élan ; une action « dans le mois » attend un moment calme qui n'arrive pas.
Le cahier de concrétisation, c'est pour une formation ou pour une équipe ?
Tel qu'il est documenté, c'est le carnet de la formation à la facilitation : une page par séquence, un plan d'action personnel en clôture, un partage au groupe, un suivi à 30 jours. Pour un séminaire d'équipe, le Canva Action seul fait le même travail sur une page.
Ce que vous dites, mot pour mot, pendant le cahier de concrétisation
À l'ouverture : « Ce cahier est à vous. Personne ne le lira. À chaque temps, deux minutes pour noter à chaud. » À la clôture : « Une seule case compte : votre première action, à 72 heures, avec un nom. » Avant le tour : « Une phrase chacun : votre première action. On ne commente pas. »
Avant le cahier de concrétisation : ce qu'on prépare
Ce qui se prépare, c'est la date du suivi. Un cahier avec une action à un mois et aucun rendez-vous à un mois est une promesse en l'air : fixez le point à 30 jours avant de distribuer quoi que ce soit. L'échelle de 0 à 10 se remplit le matin, sinon la mesure de fin n'a rien à quoi se comparer.
Après le cahier de concrétisation : le lundi d'après
À 72 heures, premier message au groupe : qui a fait quoi. À deux semaines, le deuxième jalon. À un mois, le point prévu, où l'on rouvre les cahiers : ce qui a tenu, ce qui s'est étiolé, ce qu'on décide. Le lundi d'après se travaille comme le plan d'action après séminaire : court, daté, porté.
Les pièges du cahier de concrétisation, vus en vrai
Le cahier vierge à 16 heures. Le facilitateur n'a pas laissé les deux minutes après chaque séquence, et tout est à reconstituer à la clôture.
L'action à 72 heures qui en demande trente. « Refondre le processus de validation » n'est pas une action à 72 heures. Le facilitateur fait réduire : qu'est-ce que vous faites mercredi, concrètement, qui se voit ?
Le suivi qui n'existe pas. Le point à 30 jours était « à caler » et n'a jamais été calé. Sans lui, l'action à un mois est décorative, et la rétrospective qui aurait permis d'en tirer quelque chose n'a pas lieu.
Adapter le cahier de concrétisation : distanciel, petit groupe, grand groupe
En distanciel
Le cahier existe en version en ligne, une page par séquence, que chacun remplit sur son écran. Le partage de la première action se fait à la voix, caméras allumées, et le facilitateur la note dans un tableau visible de tous.
Avec un petit groupe
À trois ou quatre, le partage devient une conversation : chacun lit son Canva Action en entier, et les autres posent une question.
Avec un grand groupe
Au-delà de 20, le partage se fait par tables de 5 à 7, et chaque table remonte une action à 72 heures en plénière, avec un nom.
Pour aller plus loin que le cahier de concrétisation
Méthodes liées
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Méthode · Débutant
Rétrospective
La rétrospective fait regarder à une équipe ce qui s'est passé, comprendre pourquoi, et décider trois actions au plus, en cinq temps et 60 à 120 minutes.
Méthode · Intermédiaire
Décision par consentement
La décision par consentement adopte une proposition dès que personne n'a d'objection argumentée, en 20 à 90 minutes. Le format d'un CODIR qui doit trancher.
Méthode · Débutant
Speed boat
Le speed boat dessine un bateau, une île, du vent et des ancres pour faire dire à une équipe ce qui la pousse et ce qui la freine, en 45 à 90 minutes.
Situations où ça sert
Insuffle Académie
Apprendre à l'animer
Insuffle Académie forme les facilitateurs internes en 3 jours, 80 % de pratique. Les outils, c'est 10 % du sujet.
Voir la formationInsuffle
On l'anime pour vous
Vous préférez qu'on vienne le faire ? Insuffle facilite des séminaires et des temps collectifs, en Normandie, à Paris et ailleurs.
Parler à InsuffleInsuffle
Utiliser cet outil dans votre organisation
Insuffle anime cet outil en séminaire et en accompagnement, avec le cadrage qui va avec.
Voir sur insuffle.com
Comment on se sert du cahier de concrétisation en séance
Le cahier est distribué à l'ouverture, avec la règle du jeu. Le facilitateur laisse deux minutes à la fin de chaque séquence pour remplir la page correspondante.
La clôture prend 30 à 45 minutes. D'abord le Canva Action, présenté en cinq minutes dans ses deux versions. Chacun remplit le sien seul, dix minutes. Le facilitateur insiste sur une seule case : l'action à 72 heures, avec un nom d'acteur. Puis le partage : chacun dit sa première action au groupe, en une phrase. On boucle sur l'échelle de 0 à 10 remplie le premier matin.
Sur un séminaire, le cahier prend le relais d'outils qui produisent de la matière sans la dater. Une équipe qui sort d'un speed boat a des ancres et des vents, pas des actions ; les pages de clôture les transforment en une action à 72 heures. Et une décision par consentement prise en séance trouve dans le Canva Action son initiateur, son leader et ses jalons.