Entretiens de cadrage

Les questions qu'on nous pose sur l'entretien de cadrage

Comment mener des entretiens de cadrage ?

Le sponsor d'abord, seul, en deux à trois fois une heure, et empiriquement beaucoup plus. Puis, si le sujet est sensible, chaque membre du groupe un par un. Le groupe entier, seulement le jour J. Dans chaque entretien, on cherche la même chose : l'intention, la question unique, ce avec quoi on veut repartir, et qui décide. On écoute beaucoup, on note les mots exacts, et on ne propose aucun format tant que la question n'est pas trouvée.

Des entretiens avant un séminaire, avec qui ?

Un responsable dans un grand groupe nous l'a demandé ainsi : « Au niveau du cadrage, comment vous allez procéder ? C'est avec tous les membres en même temps ou individuellement ? » Les deux, mais jamais en même temps. Le sponsor seul, d'abord, parce que c'est lui qui dit ce qu'il veut et ce qu'il fera de ce qui sortira. Puis les membres, un par un, si le sujet le demande. Un cadrage « avec tout le monde » en réunion reproduit ce qu'on cherche à dépasser : les mêmes parlent, les autres attendent.

Le cadrage avec le sponsor suffit-il ?

Oui, quand le sujet n'engage pas les relations entre les personnes : un atelier de production, une journée de travail sur un projet. Non, dès que le sujet est sensible. Le sponsor voit son équipe depuis sa place, et une partie de ce qui s'y passe lui échappe par construction : personne ne lui dit tout. Les entretiens individuels complètent sa carte. Et si le sponsor n'a pas le temps pour le cadrage lui-même, c'est un autre problème, traité dans le sponsor n'a pas de temps pour préparer.

Quelles questions d'entretien de cadrage poser ?

Au sponsor, quatre : qu'est-ce que vous voulez, qu'est-ce que vous craignez, qu'est-ce que vous ferez de ce qui sortira, qui décidera. Puis une cinquième, qui fait tout le travail : si le groupe ne devait répondre qu'à une question, laquelle ? Aux membres, en entretien individuel, des questions sur leur expérience plutôt que sur leur opinion : ce qui marche, ce qui coince, ce qui ne se dit pas, ce avec quoi ils voudraient repartir.

Un entretien individuel avant un atelier, c'est toujours nécessaire ?

Non. Il l'est quand le sujet est sensible : une fusion, des tensions dans l'équipe de direction, un changement que certains vivent mal, des choses qui ne se disent pas en réunion. Pour un atelier de travail sans enjeu entre les personnes, il alourdit sans rien apporter. La question à se poser : y a-t-il quelque chose que les participants ne diront pas devant le groupe, et dont la journée a besoin ? Si oui, on les voit un par un.

Ce qui se dit en entretien reste-t-il confidentiel ?

Oui, et c'est la condition. Ce qui se dit reste anonyme et sert à concevoir la journée, pas à écrire un rapport. Le sponsor reçoit des thèmes, jamais des noms ni des phrases qu'on pourrait attribuer. On le dit au début de chaque entretien, et on le dit au sponsor avant le premier : s'il n'accepte pas cette règle, on ne fait pas d'entretiens individuels.

Combien de temps faut-il compter pour le cadrage ?

Deux à trois fois une heure avec le sponsor, et empiriquement beaucoup plus. Le premier rendez-vous fait sortir la demande et la crainte ; le deuxième trouve la question ; le troisième vérifie que le programme qu'on en tire répond bien à cette question, et redit qui décide. Il en faut parfois un quatrième, parce qu'on découvre en route que la question n'était pas celle qu'on croyait.