On a un thème mais pas de déroulé : la question numéro un

On a un thème mais pas de déroulé : c'est la situation la plus courante, et ce n'est pas un problème, parce qu'un déroulé ne se construit pas à partir d'un thème. Il se construit à partir d'une question, une seule, à laquelle le groupe doit réussir à répondre en fin de journée. Trouvez-la d'abord, et le déroulé s'écrit presque seul : ouvrir, travailler la question, décider, préparer le lundi.

Ce qui se passe vraiment quand on a un thème mais pas de déroulé

C'est la question numéro un qu'on nous pose, sous toutes ses formes. Une cliente qui préparait une journée pour ses équipes avait le thème, la date et la salle. Pour le reste : « Que faire pendant ce moment-là, je n'ai pas le détail, ça je compte un peu sur vous. » Un responsable dans un laboratoire voulait savoir si nous avions « une procédure ». Un autre demandait : « Les séminaires c'est sur combien de jours ? Comment ça s'articule ? »

Derrière ces trois questions, il y a le même trou. La journée est calée. Entre les deux, rien. Alors on remplit avec ce qu'on connaît : accueil, présentation du dirigeant, ateliers l'après-midi, restitution. La journée est pleine. Personne ne sait ce qu'elle doit avoir produit à 17 heures.

Un programme de séminaire n'est pas un déroulé

Un programme, ce sont des horaires et des titres. Un déroulé, c'est ce que fait le groupe, séquence par séquence, pour répondre à une question. On peut avoir un très beau programme et aucun déroulé. Dans 90 % des cas, le programme qu'on nous envoie au premier appel est à refaire entièrement. Pas parce qu'il est mal fait, mais parce qu'il part de l'horaire au lieu de partir de la question.

Ce que ça cache : un thème n'est pas une question

Un thème, c'est un sujet sur lequel on peut parler toute la journée sans rien trancher. Une question, c'est quelque chose à quoi le groupe doit réussir à répondre. « La coopération entre les sites » est un thème. « Qu'est-ce qu'on arrête de faire dès le mois prochain pour que les deux sites ne se marchent plus dessus ? » est une question.

Il n'en faut pas plusieurs. Il en faut une, et c'est la plus dure à trouver. C'est pour ça que le déroulé ne vient pas : on cherche le comment avant d'avoir réglé le quoi.

Concevoir un atelier à partir d'un thème : ce que le cadrage doit faire dire

Pour passer du thème à la question, le cadrage fait dire au commanditaire quatre choses : ce qu'il veut, ce qu'il craint, ce qu'il fera de ce qui sortira, et qui décidera. Souvent, c'est la crainte qui fait apparaître le vrai sujet, celui que le thème habillait. Comptez 2 à 3 fois une heure de cadrage, et empiriquement beaucoup plus. C'est là que se joue 70 à 80 % de la réussite.

Ce qu'il ne faut pas faire quand le déroulé manque

Choisir les outils d'abord. « On fera un World Café l'après-midi », avant d'avoir la question, c'est choisir la casserole avant de savoir ce qu'on cuisine. Les outils, c'est 10 %.

Mettre trois questions pour couvrir tout le thème. Chaque sous-groupe prend la sienne, rien ne se croise, et la restitution devient une suite d'exposés que personne n'écoute.

Caser un atelier d'une heure et demie entre deux présentations. C'est 3 heures minimum pour un atelier qui produit : il faut 30 à 45 minutes pour mettre la machine en route.

Boucher les trous avec du ludique. Une activité au milieu de la journée « pour l'énergie », et le groupe ne revient plus au travail. On en parle dans concilier travail et convivialité.

Ce qu'on fait à la place

On part de la fin. Qu'est-ce que le groupe doit avoir produit à 17 heures ? Qu'est-ce que vous voulez entendre au débrief à chaud, le soir même ? La réponse à ces deux questions dit ce que la journée doit faire, et donc ce qu'il faut mettre dedans.

Construire le déroulé d'un séminaire à partir de la question

Une fois la question trouvée, le déroulé suit la même logique, quel que soit le thème. On ouvre par un temps d'inclusion : chacun dit en une phrase où il en est face à la question. On la fait travailler en sous-groupes de 5 à 7 ; au-delà de douze personnes, le World Café fait circuler les idées d'une table à l'autre. On converge, puis on tranche, par exemple avec la décision par consentement. On termine par ce qui se passe à 48 heures, une semaine, trois semaines. Si des sous-groupes doivent présenter leur travail aux autres, un pecha kucha de restitution, dix images de vingt secondes chacune, évite la suite d'exposés que personne n'écoute.

Sur combien de jours ? C'est la question qui le dit, pas le thème : on la trouve d'abord, on compte les heures ensuite. Si le thème, c'est l'avenir de l'équipe, un atelier de vision d'équipe donne la structure de la journée. Une fois les phases posées, une métaphore fil rouge peut leur donner des noms qui se tiennent, une expédition, un chantier. Elle vient après la question, jamais avant.

Et avant tout ça, testez la question en écrivant l'invitation. Si vous n'arrivez pas à dire en quatre phrases pourquoi on se réunit, sur quelle question, avec quoi on veut repartir et ce qu'on attend de chacun, la question n'est pas encore là. L'invitation est le plus dur à écrire. Les étapes complètes sont dans préparer un séminaire d'entreprise, et la suite dans le plan d'action après séminaire.