Ecocycle planning : le cycle de vie, déroulé

L'ecocycle planning est une structure d'atelier qui fait placer toutes les activités d'une équipe, ses projets, ses réunions, ses partenariats, sur un cycle de vie en quatre phases : naissance, maturité, destruction créatrice, renouveau. En 90 minutes, un groupe de 4 à 40 personnes voit ce qu'il garde par habitude, ce qu'il ne nourrit pas assez, et ce qu'il doit arrêter pour faire de la place. Elle fait partie des Liberating Structures qu'on utilise en atelier, et sert à une équipe de direction ou une équipe projet qui court après tout à la fois.

À quoi sert vraiment l'ecocycle planning

À voir tout le portefeuille d'un coup. Une équipe de direction regarde ses activités une par une, en réunion, à mesure qu'elles posent problème. Elle ne les voit jamais ensemble. Placées sur un même cycle, elles racontent autre chose : trois projets lancés le même trimestre, aucun n'a les moyens de grandir ; deux rituels hérités d'une ancienne organisation tournent encore ; une idée prometteuse attend depuis un an qu'on lui donne une personne.

À penser comme un écologue, disent les auteurs, et pas seulement comme un gestionnaire de croissance. Dans une forêt, certains arbres poussent, d'autres sont à maturité, d'autres tombent et nourrissent le sol pour ceux qui viennent. Une organisation qui ne regarde que la croissance oublie les deux autres phases, et c'est là que tout se bloque. La phase de destruction créatrice n'est pas un échec : c'est le moment où l'on libère du temps, des gens et de l'argent pour ce qui naît.

À nommer les deux pièges. Entre la maturité et la destruction créatrice, le piège de rigidité : on garde ce qui ne marche plus, parce que c'est le projet de quelqu'un, parce qu'on l'a toujours fait, parce que l'arrêter serait un aveu. Entre le renouveau et la naissance, le piège de la rareté : les idées nouvelles ne reçoivent ni temps ni moyens, et restent éternellement au stade d'idée. Les deux sont reliés. Ce qui reste coincé dans le premier affame ce qui attend dans le second.

À faire parler des désaccords qu'on n'a jamais eus. Quand une personne place un projet en maturité et sa voisine en destruction créatrice, ce n'est pas une erreur de placement : c'est la conversation que l'équipe évite depuis des mois. Les auteurs le disent, ne découragez pas les désaccords, ils sont la matière.

C'est la même logique que enlever avant d'ajouter, les quatre retraits d'un CODIR, à l'échelle de tout ce que fait l'équipe. Là où les quatre retraits vident une réunion de ce qui l'encombre, le cycle vide un portefeuille de ce qu'on garde par habitude, pour que le nouveau ait de la place.

Quand ne pas utiliser l'ecocycle planning

Le dirigeant a déjà décidé ce qu'on arrête. Faire placer au groupe des activités dont le sort est scellé, c'est lui faire valider une liste d'arrêts sous couvert d'atelier. Il s'en rendra compte à la phase des pièges. Annoncez la décision, et travaillez plutôt sur ce qu'on lance à la place.
Personne dans la salle ne peut arrêter quoi que ce soit. Une équipe qui n'a aucune main sur son portefeuille verra ses pièges, les nommera, et repartira frustrée. Faites-le avec ceux qui décident, ou préparez ce que le groupe proposera à ceux qui décident, en le disant.
L'équipe sort d'un plan d'économies. Après des coupes, la destruction créatrice sonne comme une menace, et chacun défendra tout ce qu'il a. Attendez que la poussière retombe, ou commencez par une autre porte.
Vous avez moins de 90 minutes. Les pièges et les actions arrivent dans la dernière demi-heure. Les couper, c'est repartir avec une belle carte et aucune décision.

Les questions qu'on nous pose sur l'ecocycle planning

Comment animer un ecocycle planning ?

Un grand cycle au mur, une copie par personne, et une séquence de 90 minutes que les auteurs découpent en neuf temps. Vous présentez les quatre phases et vous placez ensemble deux exemples connus, comme la réunion d'équipe du lundi. Chacun place seul les activités qui lui prennent du temps sur sa propre copie. À deux ou trois, on compare et on discute les écarts. Puis une personne par groupe vient placer ses post-its sur le cycle commun. Le groupe lit ensemble ce qu'il voit, repère les activités coincées dans les deux pièges, et, en groupes de quatre, écrit un premier pas pour chacune. On termine en décidant à quelle fréquence on revoit le cycle.

Qu'est-ce qu'un écocycle, et d'où vient l'idée ?

Un cycle de vie en quatre phases, emprunté à l'écologie : naissance, maturité, destruction créatrice, renouveau. Il se dessine comme une boucle en huit couché : la première boucle, naissance puis maturité, est la courbe de croissance que tout le monde connaît, et la seconde, destruction créatrice puis renouveau, est celle qu'on oublie. Lipmanowicz et McCandless l'ont adapté en structure d'atelier, en renvoyant aux travaux de Brenda Zimmerman sur la complexité dans les organisations.

Le piège de rigidité, comment le repérer ?

À ce qui ne se discute plus. Une activité en piège de rigidité a trois signes : on ne se souvient plus pourquoi on la fait, personne n'ose proposer de l'arrêter, et elle consomme des gens qui seraient utiles ailleurs. Le rapport mensuel que personne ne lit, le comité qui se réunit parce qu'il existe, le produit historique qu'on maintient par loyauté. La question des auteurs est directe : de quoi devons-nous nous défaire ? Posez-la sur chaque post-it placé entre la maturité et la destruction créatrice.

La destruction créatrice, en entreprise, ça veut dire supprimer des postes ?

Non. Dans cet atelier, on place des activités, des projets, des réunions, des relations, jamais des personnes. La destruction créatrice, c'est arrêter ou transformer une activité pour libérer ce qu'elle mobilise. Mais le mot fait peur, et les auteurs recommandent d'adapter le vocabulaire au contexte : certains groupes préfèrent parler de réorganisation ou de transformation. Changez les mots si ceux-là bloquent la salle, gardez les quatre phases.

Où placer une activité quand le groupe n'est pas d'accord ?

Découpez-la en morceaux plus petits. Un partenariat peut être en maturité avec un service et en destruction créatrice avec un autre. Si le désaccord résiste, placez l'activité dans les deux phases et revenez-y plus tard, c'est la règle que proposent les auteurs. Et rappelez la consigne : on place l'activité là où elle est aujourd'hui, pas là où on voudrait qu'elle soit.

Le cycle de vie des projets, on le revoit tous les combien ?

C'est le groupe qui le décide, en fin d'atelier, et c'est une des deux questions sans lesquelles on ne sort pas. Les auteurs ne fixent pas de rythme. Un repère : le revoir quand un nouveau projet important arrive, parce qu'il faudra lui faire de la place, et au moins une fois par an au séminaire de direction. Le cycle au mur peut aussi servir de support de prise de notes pendant toute une démarche stratégique.

Le déroulé de l'ecocycle planning, minute par minute

Ce déroulé est calé sur 16 personnes, quatre tables de quatre, un facilitateur, 90 minutes. Les durées sont celles que publient les auteurs.

Temps	Ce qui se passe	Ce que fait le facilitateur
0 à 5 min	Invitation et présentation des quatre phases : naissance, maturité, destruction créatrice, renouveau	Dessine le cycle, donne pour chaque phase le type d'action qui va avec
5 à 10 min	Deux exemples placés ensemble : la réunion d'équipe, un partenariat	Pose les questions de placement à voix haute, accepte les désaccords
10 à 20 min	Placement seul : chacun place sur sa copie les activités qui lui prennent du temps	Tient le silence, rappelle « là où elle est aujourd'hui »
20 à 30 min	Comparaison à deux ou trois, discussion des écarts	Passe entre les tables, fait noter les désaccords sans les trancher
30 à 45 min	Cycle commun : une personne par groupe vient placer les post-its au mur	Laisse les doublons côte à côte, regroupe à voix haute
45 à 60 min	Lecture collective : accords, désaccords, ce que le cycle dit de notre façon de gérer	Pose les questions de lecture, ne commente pas les placements
60 à 75 min	Les pièges : ce qu'on lâche dans le piège de rigidité, ce qu'on nourrit dans le piège de la rareté	Nomme les deux pièges, fait lister les activités qui y sont coincées
75 à 85 min	En groupes de quatre, un premier pas pour chaque activité piégée, sur un post-it d'une autre couleur	Refuse les actions sans verbe ni nom
85 à 90 min	Clôture : qui décide des arrêts, et quand on revoit le cycle	Fait dire les deux réponses, remercie, arrête à l'heure

Le déroulé sur une ligne de temps. PDF A4 · PNG

Ce que vous dites en salle, pendant l'ecocycle planning

Une proposition de consignes, phase par phase. Dites-les avec vos mots : ce qui compte, c'est l'ordre, et ce qu'elles interdisent.

À l'invitation. « Nos activités vivent comme des organismes. Certaines naissent, d'autres tournent à plein, d'autres ont fait leur temps. Aujourd'hui, on les range dans quatre phases, pour voir ce qui coince. »

Aux exemples. « Prenons notre réunion du lundi. On cherche encore comment la faire marcher ? Elle tourne bien ? Il est temps de la repenser ? Dites-moi où vous la mettez. »

Au placement seul. « Dix minutes, seul. Placez sur votre cycle les activités qui vous prennent du temps. Là où elles sont aujourd'hui, pas là où vous voudriez qu'elles soient. »

À la comparaison. « À deux ou trois, comparez. Ne cherchez pas à vous mettre d'accord. Notez les écarts, ce sont eux qui nous intéressent. »

Au cycle commun. « Une personne par groupe vient placer les post-its au mur. Si une activité est déjà placée ailleurs, collez la vôtre quand même, à côté. »

Aux pièges. « Qu'est-ce qui est coincé dans le piège de rigidité, et qu'il faut lâcher ? Qu'est-ce qui attend dans le piège de la rareté, et qu'il faut nourrir ? »

Aux actions. « Pour chaque activité piégée, un premier pas. Un verbe, un nom, une date. Sur un post-it de l'autre couleur. »

À la clôture. « Qui décide des arrêts ? Et quand revoit-on ce cycle ensemble ? On ne sort pas sans ces deux réponses. »

Quand ça dérape. Si un post-it vise une équipe ou une personne : « On place des activités, pas des gens. On le réécrit ensemble. » Si le cycle se remplit de souhaits : « Là où c'est aujourd'hui, pas là où on le voudrait. »

Avant l'ecocycle planning : ce qu'on prépare

La liste des activités. Préparez-la avec le commanditaire : projets, réunions récurrentes, rapports, partenariats, chantiers en attente. Elle sert d'amorce pour que personne ne commence devant une feuille blanche. Choisissez aussi le périmètre : les auteurs conseillent de commencer soit par les activités, soit par les relations, pas les deux.

Qui décide. Dites avant l'atelier qui tranchera les arrêts, et comment. Faciliter n'est pas arbitrer. Si c'est le dirigeant, il le dit en ouverture, et il place ses post-its comme les autres, en dernier.

Qui est dans la salle. Les auteurs invitent tous ceux qui font le travail, de tous les niveaux et de toutes les fonctions. Un cycle placé par la seule direction voit les projets. Un cycle placé avec le terrain voit aussi les rituels et les rapports qui mangent les semaines.

La salle et le matériel. Le cycle dessiné en grand au mur, une copie A3 par personne, des post-its de deux couleurs, des tables de quatre. Le gabarit et la description complète, en anglais, sont sur la page Ecocycle Planning des Liberating Structures. Et le vocabulaire : si « destruction créatrice » risque de bloquer votre salle, choisissez vos mots avant.

Après l'ecocycle planning : le lundi d'après

Dans les 48 heures, la photo du cycle commun et la liste des premiers pas partent à tous, avec le nom de celui qui décide des arrêts. Dans la semaine, il dit ce qui s'arrête, ce qui est transformé, et ce qu'on nourrit avec ce qui est libéré. Pour trancher un arrêt contesté, la décision par consentement évite le vote à la majorité, qui laisse un camp de perdants. Pour classer ce qu'on lance ensuite, la matrice impact effort aide à choisir par où commencer.

À trois semaines, on regarde si les activités arrêtées le sont vraiment. Le piège de rigidité a une force de rappel : une réunion supprimée revient souvent sous un autre nom. À la date fixée en clôture, on revoit le cycle, avec les mêmes personnes, et on regarde ce qui a bougé.

Le débrief à froid, à 15 ou 30 jours, pose une question au commanditaire : qu'a-t-on fait du temps libéré ? Si la réponse est « rien », le piège de la rareté est toujours là.

Les pièges de l'ecocycle planning, vus en vrai

Le cycle idéal. Les participants placent les activités là où ils voudraient qu'elles soient : le projet en difficulté se retrouve en naissance « parce qu'on va le relancer ». La carte devient un plan de vœux. Répétez la consigne à chaque temps de placement : aujourd'hui, pas demain.

Le projet du chef. Le projet que le dirigeant a lancé est en plein piège de rigidité, tout le monde le sait, personne ne le place. Le placement individuel en silence protège ceux qui osent, et le dirigeant qui place ses post-its en dernier évite que la salle s'aligne sur lui. S'il n'est pas prêt à entendre qu'un de ses projets doit s'arrêter, ne lancez pas l'atelier.

Tout en maturité. La maturité est la case confortable : ça tourne, personne n'est mis en cause. Un cycle où la moitié des post-its sont en maturité n'a pas été travaillé. Reposez les questions des auteurs : est-ce qu'on travaille vraiment efficacement là-dessus, ou est-il temps d'en repenser le but ?

La destruction sans décision. Le piège de rigidité est nommé, la salle hoche la tête, tout le monde est d'accord, et rien ne s'arrête. Le groupe a fait le diagnostic que le décideur ne veut pas trancher. D'où la règle : on ne sort pas sans savoir qui décide des arrêts, et quand.

Des personnes sur les post-its. Quelqu'un place « l'équipe support » en destruction créatrice. À partir de là, la salle se ferme. On place des activités, jamais des gens, et le facilitateur réécrit le post-it avec le groupe sur-le-champ.

Adapter l'ecocycle planning : distanciel, petit groupe, grand groupe

En distanciel

Ça tient en visio, disent les auteurs, sur un tableau blanc partagé avec le cycle en fond. Mais sur un grand écran : déplacer des post-its virtuels sur un téléphone ou une tablette est pénible. Le placement seul se fait sur une copie du cycle par personne, la comparaison en sous-salles de deux ou trois. Prévoyez deux sessions de 60 minutes plutôt qu'une de 90. L'hybride, non : c'est le pire des deux mondes (voir animer en hybride).

Avec un petit groupe

De quatre à six, supprimez la comparaison en petits groupes : tout le monde compare devant le cycle commun. Un manager peut aussi faire l'exercice seul, sur ses propres activités, avant de le proposer à son équipe. C'est une bonne façon de découvrir ce qu'il garde lui-même par habitude.

Avec un grand groupe

Au-delà de 40, le cycle commun devient illisible : trop de post-its, trop de doublons. Faites un cycle par service ou par direction, avec un facilitateur chacun, puis un cycle de synthèse qui ne garde que les activités transverses et les pièges qui reviennent. Comptez une demi-journée.

Durée	1 h 30 à 2 h
Participants	4 à 40 personnes
Facilitateurs	1 pour 20 à 30 personnes, 2 pour un CODIR de 8 à 12
Niveau	Avancé
Format	présentiel, distanciel
Matériel	le cycle dessiné en grand au mur, une copie A3 du cycle par personne, post-its de deux couleurs, une pour les activités, une pour les actions, tables de quatre, la liste des activités de l'équipe, préparée avant
Origine	Liberating Structures, Henri Lipmanowicz et Keith McCandless

Ecocycle planning : le cycle de vie de vos activités

À quoi sert vraiment l'ecocycle planning

Quand ne pas utiliser l'ecocycle planning