Trouver un facilitateur ou un animateur d'atelier

Trouver un facilitateur, ou un animateur d'atelier, commence rarement par le nom d'une personne. Ça commence par une date dans l'agenda et une inquiétude : un séminaire, un comité de direction, cent personnes dans une salle, et l'impression que ça va se passer comme la dernière fois. Cette page dit ce que fait chacun de ces deux métiers, ce qu'il faut demander avant de choisir, ce que le commanditaire doit fournir, et les cas où il vaut mieux animer soi-même.

Ce que fait un facilitateur, ce que fait un animateur

Un animateur porte le déroulé. Il tient le temps, donne les consignes, fait circuler la parole. Son métier, c'est que la séance se passe bien.

Un facilitateur porte le résultat. Il travaille en amont sur la question à laquelle le groupe doit répondre, choisit les formats en fonction de cette question, et accepte de changer le programme en séance si le groupe est ailleurs. Son métier, c'est que le groupe produise quelque chose dont il se servira le lundi.

Ce n'est pas une hiérarchie, c'est une différence de mandat : un très bon animateur sur une mauvaise question produit une belle journée sans suite. La distinction est détaillée dans facilitateur ou animateur, et les mots voisins, formateur, médiateur, coach, sont définis dans le glossaire.

Chercher un animateur d'atelier : ce que vous demandez vraiment

Quand une demande arrive avec les mots « il nous faudrait quelqu'un pour animer la journée », la vraie demande est presque toujours plus loin. Elle ressemble à l'une de ces trois-là.

On veut que tout le monde parle, pas seulement les trois mêmes. C'est un problème de format, qui se règle avec des méthodes distribuant la parole avant de l'ouvrir : voir faire participer tout le monde.

On veut trancher un sujet qui traîne. C'est un problème de décision : il faut un processus annoncé avant la journée, pas un tour de table.

On veut que la journée serve à quelque chose. C'est un problème de suite, et il se joue au cadrage et au suivi, pas dans la salle.

Quand vous avez besoin d'un facilitateur professionnel

Quatre situations où faire venir un facilitateur professionnel se justifie.

Le sujet vous concerne directement. Si vous êtes le dirigeant, le porteur du projet ou la partie en conflit, vous ne pouvez pas tenir le cadre et défendre votre position en même temps, et vous n'entendrez pas ce qui se dit vraiment. C'est le sujet de faciliter quand on est aussi participant.

Le groupe est grand. On compte en général un facilitateur pour vingt à trente personnes, en sous-groupes de cinq à sept.

L'enjeu est lourd et la marche arrière difficile : une fusion, une réorganisation, un plan à trois ans. La journée aura lieu une fois.

Le groupe ne se dit pas les choses. Il faut alors quelqu'un qui n'a rien à perdre dans la salle.

Faire appel à un facilitateur externe : ce que ça change

Un intervenant extérieur apporte trois choses, et une seule des trois est une compétence technique.

Il n'a pas d'histoire avec le groupe. Il peut demander « qu'est-ce qui s'est passé dont personne ne parle ? » sans que la question vaille prise de position.

Il rend le temps sanctuarisé. Quand quelqu'un de l'extérieur tient l'horloge, le dirigeant redevient participant, et une équipe se comporte autrement quand son chef travaille à côté d'elle au lieu d'animer devant elle.

Il oblige à écrire l'intention. Beaucoup de cadrages accouchent d'une question que le commanditaire n'avait jamais formulée.

En contrepartie, un externe ne connaît ni l'histoire, ni les sigles, ni les personnes : il lui faut du temps de préparation.

Animateur de séminaire d'entreprise : les questions à poser avant de choisir

Cinq questions suffisent à faire le tri, au premier appel.

Combien de temps de préparation prévoyez-vous, et sous quelle forme ? Une réponse sérieuse parle d'entretiens de cadrage avec le commanditaire, et souvent avec quelques participants.

Quelle question la journée doit-elle trancher ? Si la réponse est un thème et pas une question, le cadrage n'a pas commencé.

Qu'obtient-on à la fin, concrètement ? Un plan d'action avec des porteurs et des dates, ou une photo de post-it.

Dans quel cas nous diriez-vous de ne pas faire cette journée ? C'est celle qui départage.

Qui suit la mise en œuvre, et jusqu'à quand ? Un débrief à froid quelques semaines après vaut mieux qu'un questionnaire de satisfaction le soir même.

Ce qu'un bon cadrage exige de vous

Ce qu'on vous demandera, dans à peu près tous les cas : du temps de dirigeant en amont, pas un quart d'heure entre deux réunions ; la vraie question, y compris quand elle est inconfortable ; ce qui n'est pas négociable, dit avant la journée plutôt que découvert en salle ; l'accord de parler des sujets qui fâchent ; et un engagement sur la suite, parce qu'un groupe à qui on demande deux fois de produire sans suite ne produit plus. Le message d'invitation en découle, et il décide de l'état d'esprit avec lequel la salle arrive.

Si vous ne pouvez pas fournir ces cinq choses, aucun intervenant ne rattrapera le reste. C'est détaillé dans préparer un séminaire d'entreprise.

Quand s'en passer

Souvent, en fait. Une réunion hebdomadaire, une rétrospective de projet, un atelier de deux heures sur un sujet clair : vous avez besoin d'un format, pas d'un intervenant. C'est ce que ce site met à disposition : les fiches méthodes avec le déroulé minute par minute, et le choix en trois questions.

Deux autres cas où il vaut mieux renoncer. Quand la décision est déjà prise et qu'on cherche à la faire valider : le groupe le sent en vingt minutes. Quand personne en interne n'a le mandat de donner suite : la journée produira un plan que personne ne portera. Pour monter en compétence plutôt que déléguer, commencez par les postures du facilitateur.

Les questions qu'on nous pose

Comment trouver un facilitateur pour un atelier ?

Formulez d'abord la question que l'atelier doit trancher et ce que vous voulez avoir en main à la fin. Avec ces deux éléments, un appel de trente minutes suffit à savoir si la personne en face travaille sur le résultat ou seulement sur le déroulé. Demandez comment elle prépare, et ce qui la ferait vous déconseiller l'atelier.

Faut-il un facilitateur pour une réunion d'équipe ?

Non, dans la grande majorité des cas. Une réunion d'équipe se règle avec des rôles tenus, un ordre du jour et un format adapté. Faire venir quelqu'un se justifie quand le sujet vous concerne personnellement, ou quand le groupe est bloqué depuis longtemps.

Combien de facilitateurs faut-il pour un grand groupe ?

L'ordre de grandeur que nous utilisons est d'un facilitateur pour vingt à trente personnes, en sous-groupes de cinq à sept. Au-delà de cent, la logistique de salle pèse autant que l'animation.

Parler de votre situation

Si vous voulez en parler, c'est le métier d'Insuffle, cabinet de facilitation stratégique en Normandie et à Paris : voir les ateliers collaboratifs et séminaires facilités par Insuffle. Pour une question sur une fiche, une erreur à signaler ou une méthode qui manque, la page contact de ce site suffit.