Faciliter quand on est aussi participant

Faciliter quand on est aussi participant, c'est possible sur un seul type de sujet : celui où vous n'avez pas la réponse et où vous ne décidez pas seul. Dès que vous avez un avis à défendre ou une décision à prendre, vous ne pouvez plus tenir le cadre en même temps : confiez-le à quelqu'un d'autre, et contribuez. Faciliter, c'est faire émerger les réponses du groupe, et on ne le fait pas en poussant les siennes.

Ce qui se passe vraiment quand on facilite en étant dedans

Une membre d'un comité de direction l'a posé avant même qu'on parle de format : « Il faut pas que je sois conceptrice du truc parce que j'ai besoin de contribuer. » Une responsable dans une agence régionale l'a dit autrement : « Ce n'est pas évident d'être à la fois dans l'animation et prendre de la hauteur. On est parfois trop dedans. »

Animer et participer en même temps, ce que ça coûte

En séance, le facilitateur tient la parole, le temps et le mur. Le participant, lui, a un avis, une histoire avec le sujet, parfois un intérêt dans la décision. Les deux se disputent la même attention, et deux choses arrivent. Soit vous vous taisez sur le fond, et le groupe perd ce que vous savez. Soit vous contribuez depuis la place du facilitateur : vos idées sont écrites plus gros, vos reformulations penchent de votre côté, vos relances ressemblent à des réponses. C'est la facipulation, la facilitation qui manipule sans le vouloir.

Et pendant ce temps, vous ne voyez plus ce qu'un facilitateur doit voir : qui ne parle pas, où en est l'heure, le moment où le groupe décroche.

Ce que ça cache : on ne peut pas être juge et partie

Le facilitateur juge et partie, même de bonne foi

Vous pouvez être d'une parfaite bonne foi : le groupe, lui, sait que vous avez un avis. Il lit vos reformulations comme des positions. Faciliter n'est pas animer : l'animateur apporte des réponses, le facilitateur fait émerger celles du groupe. Celui qui facilite en étant partie prenante glisse vers l'animation sans s'en rendre compte, parce qu'il a des réponses.

Le cas le plus fréquent, c'est le facilitateur interne qu'on appelle pour animer la séance de sa propre équipe, parce qu'il sait faire. Une cliente qui anime des ateliers en interne nous l'a résumé : « On nous sollicite… on a vraiment l'impression qu'on est GO. » Gentil organisateur, et participant en plus.

Le manager qui anime sa propre réunion

C'est le cas le plus délicat, parce que sa parole pèse plus que celle des autres. Une facilitatrice interne nous a demandé : « Imaginons il y a un manager dans notre groupe, est-ce qu'il y a des points de vigilance ? » Oui : un manager qui parle en premier ferme le sujet, et les autres s'alignent ou se taisent. Quand c'est lui qui anime, il parle en premier à chaque consigne.

Il peut faciliter son équipe sur un sujet où il n'a pas la réponse. Il ne peut pas faciliter la séance où le problème, c'est lui, ni rendre la décision au groupe le matin pour la reprendre l'après-midi sans l'avoir dit. La grille de la posture du facilitateur dit lesquelles des douze postures il peut tenir, et lesquelles il doit confier.

Ce qu'il ne faut pas faire quand on anime son propre groupe

Faire semblant d'être neutre. Le groupe ne vous croira pas, et il aura raison. Dites quand vous sortez du rôle : « Là, je donne mon avis de participant. » Puis dites quand vous y revenez.

Concevoir et animer la séance où vous avez le plus d'enjeu. La membre de comité de direction avait raison : si vous avez besoin de contribuer, ne soyez pas celle ou celui qui conçoit.

Garder la décision sans l'annoncer. Dites qui décide avant de discuter. Si c'est vous, vous ne facilitez pas la décision : vous la prenez, après avoir écouté.

Tenir seul un comité de direction. Pour un CODIR de 8 à 12, il faut deux facilitateurs, même quand aucun n'est membre. Quand l'un des deux est dedans, c'est l'autre qui tient le cadre.

Ce qu'on fait à la place

Séparer les rôles. Quelqu'un tient le temps, quelqu'un écrit, quelqu'un facilite : vous pouvez être l'un des trois sans être les trois. La personne qui a le plus d'enjeu sur le sujet du jour prend le rôle le plus léger.

Choisir des formats qui protègent le groupe de votre voix. Avec le 1-2-4-tous, chacun réfléchit seul une minute avant de parler, vous compris : votre idée devient une idée parmi d'autres, pas la première qui aimante les suivantes. Dans un temps d'inclusion, vous parlez en dernier, comme le dirigeant. La règle reste la même : doux avec les personnes, dur avec les process. Ici, le process vous protège de vous-même.

Prendre de la hauteur après, puisqu'on ne peut pas la prendre pendant. Dix minutes en fin de séance pour noter ce que vous avez vu et ce que vous avez raté, dans un journal de bord que vous relisez avant la séance suivante. Le débrief à froid, à 15 ou 30 jours, fait le reste.

Se faire faciliter quand l'enjeu monte. Tensions dans l'équipe, décision lourde, sujet où vous êtes en cause : faites venir quelqu'un de l'extérieur, ou un facilitateur interne d'un autre service. C'est souvent ce qui manque à un CODIR qui ne décide pas, où le dirigeant tient le processus et défend son avis en même temps. Et si le vrai sujet, c'est que certains ne parlent jamais, voyez faire participer tout le monde en réunion.