Méthode · Débutant
Règles de fonctionnement d'une réunion
Les règles de fonctionnement d'une réunion tiennent en cinq lignes : ordre du jour, qui décide, compte-rendu, téléphones, temps de parole. Le groupe les écrit.
- Durée30 min à 1 h
- Participants4 à 25
- NiveauDébutant
- Formatprésentiel, distanciel
Les règles de fonctionnement d'une réunion, ce sont cinq lignes qu'une équipe ou une instance écrit elle-même : comment se construit l'ordre du jour, qui décide, qui écrit le compte-rendu, ce qu'on fait des téléphones, comment se partage le temps de parole. Elles servent à ce que chacun cesse d'appliquer ses propres règles en silence. Cette fiche décrit l'atelier de 45 minutes où le groupe les écrit, et ce qui les fait tenir au-delà de la troisième réunion.
À quoi sert vraiment l'atelier des règles de fonctionnement
Une responsable dans un organisme de formation l'a formulé mieux que n'importe quel manuel : « Parfois on oublie de fixer des règles de fonctionnement d'une réunion, d'une instance, d'un groupe. » On oublie, parce qu'on croit qu'elles existent. Elles existent, en effet, mais personne ne les a dites. Le chef parle en premier. On ne contredit pas un directeur devant les autres. Les points non traités glissent à la semaine suivante. Le téléphone reste retourné sur la table, et on le retourne dès qu'il vibre.
Sans règles dites, chaque participant arrive avec les siennes. L'un croit qu'on vient décider, l'autre qu'on vient être consulté. L'un interrompt, l'autre attend un tour de parole qui n'arrive jamais. Personne n'a tort, puisque rien n'a été posé.
Écrire les règles ensemble change deux choses. D'abord, elles deviennent visibles : on peut les montrer du doigt au lieu de faire la morale. Ensuite, elles appartiennent au groupe. Une règle que l'équipe a écrite, c'est l'équipe qui la fait respecter. Une règle écrite par le manager, c'est le manager qui doit la surveiller, et il se fatigue avant elle.
Un client a lancé cette action à la suite d'un séminaire, et l'a résumée ainsi : « Faire évoluer la culture de la réunion : compte-rendu, ordre du jour, pas plus de 10 minutes. » Trois sujets, une contrainte chiffrée, choisis ensemble. C'est la forme que prend une bonne règle de fonctionnement : courte, vérifiable, et décidée par ceux qui s'y plient.
Ce n'est pas le même travail que poser le cadre de facilitation en début d'atelier. Le cadre vaut pour une séance, et c'est le facilitateur qui le propose. Les règles de fonctionnement valent pour toutes les réunions d'une équipe ou d'une instance, et c'est le groupe qui les écrit, une fois, puis les revoit.
Quand ne pas utiliser l'atelier des règles de fonctionnement
- Le manager a déjà écrit les règles. S'il vient avec sa charte et demande au groupe de la valider, c'est une note de service avec un temps d'échange. Elle tiendra tant qu'il surveille. Qu'il propose une règle, pas les cinq.
- La réunion ne devrait pas exister. Si elle sert à s'informer, lui écrire des règles la fait durer. Posez d'abord la question de la réunionite : est-ce qu'on y décide, est-ce qu'on y produit ? Si non, c'est un mail.
- Le vrai problème est un conflit entre deux personnes. Des règles sur le temps de parole ne régleront pas une tension entre deux membres de l'équipe : elles la masqueront un temps. Traitez-la pour ce qu'elle est, avec ce que décrit se dire les choses en équipe.
- Personne ne compte les relire. Des règles jamais revues deviennent de la décoration. Si personne n'est prêt à y consacrer cinq minutes un mois plus tard, ne perdez pas les quarante-cinq de l'atelier.
Les questions qu'on nous pose sur l'atelier des règles de fonctionnement
Quelles règles de fonctionnement fixer pour une réunion ?
Cinq, une par sujet qui fâche : comment se construit l'ordre du jour, qui décide et comment, qui écrit le compte-rendu et ce qu'il contient, ce qu'on fait des téléphones et des ordinateurs, comment se partage le temps de parole. Chacune en une phrase, qu'on peut vérifier à la fin de la réunion. « On se respecte » n'est pas une règle, c'est un souhait. « On finit à l'heure prévue, et ce qui n'est pas traité passe en tête la fois suivante » en est une.
Des règles de réunion, pour toutes les réunions ?
Non, pour une réunion ou une instance précise : le CODIR hebdo, le point d'équipe du lundi, le comité de pilotage. Chaque instance a sa fonction, et ses règles en découlent. Un CODIR qui décide n'a pas les mêmes règles qu'un point d'équipe qui coordonne. Ce qui est commun, c'est la méthode : le groupe les écrit, les affiche et les revoit.
Charte de réunion ou règles de fonctionnement : quelle différence ?
Qui l'écrit, et pour qui. La charte est souvent écrite une fois pour toute l'organisation, affichée dans les salles, et on finit par ne plus la voir. Les règles de fonctionnement sont écrites par le groupe qui se réunit, pour son instance, et relues à chaque séance tant qu'elles ne sont pas devenues des réflexes. Si votre organisation a une charte, gardez-la comme point de départ : le groupe choisit ce qu'il en garde et ce qu'il y ajoute. Et si elle fait deux pages, passez-la d'abord au crible des min specs, qui ne gardent que les règles indispensables : on raye tout ce sans quoi la réunion atteindrait quand même son but.
Les règles du jeu d'une réunion, qui les fait respecter ?
Le groupe, avec quelqu'un dont c'est le rôle. Le manager qui fait respecter seul les règles redevient le chef qui recadre. Donnez le rôle : un gardien du temps qui annonce les dix dernières minutes, un scribe qui écrit les décisions au fil de l'eau. C'est le travail décrit dans les rôles en réunion. Et quand une règle est enfreinte, on ne fait pas la leçon : on montre le mur où elle est écrite.
Comment fixer les règles d'une instance qui existe depuis des années ?
En partant de ce qui agace, pas de ce qui serait idéal. Une instance ancienne a des habitudes, et ses membres les connaissent mieux que quiconque. On leur demande ce qui, dans les réunions actuelles, leur fait perdre du temps ou les empêche de parler, et on écrit les règles contre ça. Faites-le en ouverture d'une séance ordinaire, pas lors d'un séminaire au vert : les règles naissent là où elles serviront.
Et les téléphones, on les interdit ?
C'est au groupe de décider, pas au manager. Les formes possibles : téléphones rangés, sauf pour une astreinte annoncée en début de réunion ; ou une pause prévue pour les consulter. Ce qui ne marche pas, c'est l'interdiction décrétée par un manager qui garde le sien sur la table.
Que faire quand quelqu'un ne respecte pas les règles ?
Montrer la règle, pas la personne. Le gardien du temps ou le facilitateur désigne le mur, et le groupe fait le reste. Si la même règle est enfreinte à chaque réunion, ce n'est plus un problème de discipline : la règle ne convient pas au groupe, et on la rediscute à la revue.
Le déroulé de l'atelier des règles de fonctionnement, minute par minute
Ce déroulé est calé sur une équipe ou une instance de 8 à 12 personnes : 45 minutes en ouverture d'une réunion ordinaire, avec un facilitateur qui n'est pas le manager.
| Temps | Ce qui se passe | Ce que fait le facilitateur |
|---|---|---|
| 0 à 5 min | Pourquoi : le manager dit en une phrase ce qui ne va pas, et qu'il se pliera aux règles comme les autres | Lui laisse une phrase, pas plus, et écrit au mur les cinq sujets en colonnes |
| 5 à 15 min | Constat : chacun écrit seul ce qui lui fait perdre du temps ou l'empêche de parler, un post-it par idée | Tient le silence, donne l'exemple d'un constat factuel, pas d'un reproche |
| 15 à 22 min | Rangement : les post-its sont lus à voix haute et collés sous les cinq sujets | Regroupe les doublons, ne commente pas, signale la colonne restée vide |
| 22 à 32 min | Rédaction : par deux ou trois, une règle par sujet, en une phrase vérifiable | Refuse les règles de comportement, demande « comment saura-t-on qu'elle a été tenue ? » |
| 32 à 42 min | Adoption : chaque règle est lue, amendée, adoptée s'il n'y a pas d'objection majeure | Fait un tour d'objections par règle, écrit la version finale au propre |
| 42 à 45 min | Revue : où les règles seront affichées, qui tient les rôles, la date de revue | Fixe la revue à un mois, désigne le gardien du temps de la séance suivante |
Ce que vous dites en salle, pendant l'atelier des règles de fonctionnement
Une proposition de consignes, phase par phase. Dites-les avec vos mots : ce qui compte, c'est l'ordre, et ce qu'elles interdisent. Le facilitateur parle peu : les règles doivent venir du groupe.
Au manager, avant de commencer. « Une phrase pour dire pourquoi on fait ça, et une pour dire que vous vous plierez aux règles comme tout le monde. Ensuite, vous parlez en dernier. »
Au constat. « Seul, en silence, dix minutes. Qu'est-ce qui, dans nos réunions, vous fait perdre du temps ou vous empêche de dire ce que vous pensez ? Un post-it par idée. Des faits, pas des noms. »
Au rangement. « On colle sous les cinq sujets : l'ordre du jour, qui décide, le compte-rendu, les téléphones, le temps de parole. Si un post-it ne rentre nulle part, on le met à côté, on ne le jette pas. »
À la rédaction. « Par deux ou trois, une règle par sujet, en une phrase. Une règle, c'est quelque chose dont on peut dire à la fin de la réunion : tenu, ou pas tenu. "On s'écoute" n'en est pas une. »
À l'adoption. « Je lis chaque règle. Si quelqu'un a une objection, une vraie, une raison de penser qu'elle nous gênera, il la dit maintenant. Sinon elle est adoptée, et elle vaut pour tout le monde, le manager compris. »
À la clôture. « Les règles seront affichées à chaque réunion. On les relit dans un mois, et on garde, on change ou on retire. Qui est gardien du temps la prochaine fois ? »
Quand ça dérape. Si une règle de comportement arrive : « "On se respecte", on ne pourra pas dire si c'est tenu. Comment saura-t-on qu'elle a été tenue ? » Si la colonne de la décision reste vide : « Personne n'a écrit qui décide. On ne passe pas à la suite tant que cette colonne est vide. »
Avant l'atelier des règles de fonctionnement : ce qu'on prépare
Le cadrage avec le manager ou le président de l'instance, d'abord. Une question à lui poser : est-il prêt à se plier aux règles que le groupe écrira, y compris sur le temps de parole et sur le téléphone ? S'il hésite, qu'il y réfléchisse avant la séance, plutôt que de le voir enfreindre la première règle devant tout le monde.
Relisez ensuite les derniers comptes-rendus de l'instance, s'ils existent. Ils disent ce qu'on a vraiment décidé, combien de points ont été reportés, et qui parle. C'est votre diagnostic silencieux : vous n'avez pas à le présenter, mais vous saurez quelle colonne risque de rester vide.
Préparez le mur : cinq colonnes, avec les cinq sujets en titre. Si le groupe veut en ajouter un sixième, il le peut. Des post-its, des feutres, et un endroit où les règles pourront rester affichées, ou un document partagé qu'on ouvrira à chaque séance.
Dans l'invitation à la réunion, une ligne suffit : « On consacre les 45 premières minutes à écrire ensemble nos règles de fonctionnement. » Pas d'effet de surprise sur le sujet.
Après l'atelier des règles de fonctionnement : le lundi d'après
Le lundi d'après, les règles sont en tête de l'ordre du jour, ou affichées dans la salle. Elles ont été envoyées à tous dans les 48 heures, telles qu'elles ont été adoptées, sans être reformulées par le manager.
À la réunion suivante, on les relit en trente secondes, à l'ouverture. Tant qu'elles ne sont pas devenues des réflexes, on les relit à chaque fois. Les rôles tournent : le gardien du temps et le scribe changent à chaque séance, ce qui évite que ce soit toujours la même personne qui rappelle les autres à l'ordre.
À un mois, la revue : cinq minutes en fin de réunion. Pour chaque règle, tenue ou pas tenue ? Celles qui ne tiennent jamais sont rediscutées : soit elles ne conviennent pas, soit personne ne les porte. On garde, on change ou on retire. Une règle qu'on retire parce qu'elle ne sert à rien est une bonne nouvelle.
Si l'instance veut aller plus loin et revoir la façon même dont elle construit ses réunions, le format du lean coffee donne une règle toute faite pour l'ordre du jour : ce sont les participants qui le construisent, en début de séance.
Les pièges de l'atelier des règles de fonctionnement, vus en vrai
La règle de comportement. « Se respecter », « s'écouter », « être constructif ». Tout le monde est d'accord, et personne ne peut dire si c'est tenu. Une règle de fonctionnement se vérifie : on a fini à l'heure ou pas, la décision est écrite ou pas.
Le chef exempté. Le manager a adopté la règle sur les téléphones, et répond à un appel à la vingtième minute. La règle est morte, et les autres avec elle. Il est le premier à s'y plier, ou il ne faut pas faire l'atelier.
L'oubli du « qui décide ». Le groupe écrit volontiers des règles sur l'horaire et les téléphones, parce qu'elles ne coûtent rien. Il évite celle sur la décision, parce qu'elle touche au pouvoir. C'est pourtant la plus importante : dire qui décide avant de discuter. Si la colonne reste vide, ne passez pas à la suite.
Les règles jamais relues. Affichées le premier jour, oubliées le troisième. Sans revue datée, les règles deviennent un poster. Et un poster de règles non tenues apprend au groupe que ses règles ne comptent pas.
Le compte-rendu qui raconte. La règle sur le compte-rendu a été adoptée, et il liste encore « les sujets abordés ». Un compte-rendu utile liste les décisions : quoi, qui, pour quand. Le reste est un mail.
Adapter l'atelier des règles de fonctionnement : distanciel, petit groupe, grand groupe
En distanciel
Une réunion en visio a besoin de règles en plus : caméras, micros, usage du chat, qui partage l'écran. L'atelier se fait bien à distance, sur un tableau blanc partagé avec les cinq colonnes. Et une règle à écrire d'emblée : l'hybride, une partie en salle et l'autre à l'écran, c'est le pire des deux mondes (voir animer en hybride). Soit tous en salle, soit tous à distance.
Avec un petit groupe
À quatre ou cinq, l'atelier tient en vingt minutes autour d'une table, sans post-its : chacun dit ce qui l'agace, on écrit une règle par sujet, on adopte. La revue à un mois compte autant qu'avec un groupe plus large.
Avec un grand groupe
Au-delà de 50, on n'écrit pas des règles à 50 : une instance de cette taille est une assemblée, et ses règles tiennent surtout à la façon dont on y décide. Un petit groupe mandaté rédige une proposition, l'assemblée la priorise ou l'amende, et l'instance qui a le mandat l'adopte. Pour trier vite ce qui compte le plus, un vote par gommettes suffit ; il ne remplace pas la décision.
Pour aller plus loin que l'atelier des règles de fonctionnement
Méthodes liées
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Méthode · Débutant
Les rôles en réunion
Les rôles en réunion (animateur, hôte, gardien du temps, scribe) répartissent ce que le manager fait seul et mal. Qui fait quoi, et pourquoi les faire tourner.
Repère
Le cadre de facilitation : les règles du jeu, et l'intention
Le cadre de facilitation clarifie l'intention (de quoi ai-je besoin du groupe ?) ; le cadre, lui, pose les règles du jeu. Les deux se posent avant, pas pendant.
Méthode · Débutant
Lean Coffee
Le Lean Coffee est une réunion dont l'ordre du jour est construit par les participants en cinq minutes, puis traité un sujet à la fois, en 30 à 60 minutes.
Situations où ça sert
- Se dire les choses en équipe sans que ça finisse en règlement de comptes
- Sortir de la réunionite : à quel moment on fait une réunion, et comment
Insuffle Académie
Apprendre à l'animer
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