Méthode · Débutant
Les rôles en réunion
Les rôles en réunion (animateur, hôte, gardien du temps, scribe) répartissent ce que le manager fait seul et mal. Qui fait quoi, et pourquoi les faire tourner.
- Durée30 min à 1 h 30
- Participants4 à 15
- NiveauDébutant
- Formatprésentiel, distanciel
Les rôles en réunion sont quatre fonctions confiées à des participants plutôt qu'au seul manager : l'animateur tient le déroulé et la parole, l'hôte porte le pourquoi de la réunion, le gardien du temps tient l'horloge, le scribe écrit ce qui est décidé. Ils servent aux équipes qui se réunissent chaque semaine et en ressortent sans rien, et aux managers qui animent leur propre réunion tout en voulant y participer. Quatre rôles, une minute pour les distribuer au début, et une règle : ils tournent.
À quoi sert vraiment les rôles en réunion
Dans la plupart des réunions d'équipe, une seule personne fait tout. Le manager a écrit l'ordre du jour, il ouvre, il distribue la parole, il surveille l'heure, il prend des notes, il donne son avis sur chaque sujet et il tranche. Il fait cinq métiers en même temps, donc il en fait quatre mal. Et il ne fait pas le sixième, le plus important pour lui : écouter.
Une responsable dans une agence régionale nous l'a décrit : « Ce n'est pas évident d'être à la fois dans l'animation et prendre de la hauteur. On est parfois trop dedans. » Et une membre d'un comité de direction : « Il faut pas que je sois conceptrice du truc parce que j'ai besoin de contribuer. » Les deux disent la même chose : on ne peut pas tenir le cadre et être dedans à la fois.
Répartir les rôles, c'est rendre ces métiers visibles et les confier à d'autres. L'animateur tient le déroulé. Le gardien du temps tient l'horloge. Le scribe tient la mémoire. L'hôte tient le pourquoi. Le manager, lui, redevient ce qu'il devrait être en réunion : un participant qui a un avis, et parfois celui qui décide. C'est la réponse la plus simple quand il faut faciliter quand on est aussi participant.
Ça sert aussi contre l'usure des réunions. Une réunion où quelqu'un tient l'heure finit à l'heure. Une réunion où quelqu'un écrit les décisions au tableau pendant qu'on les prend produit des décisions, ou montre qu'elle n'en produit pas. Un comité hebdomadaire d'où il ne sort rien, ça existe. Les rôles ne règlent pas tout, mais ils rendent ce vide visible en deux semaines, et c'est souvent le premier pas pour sortir de la réunionite.
Et ça forme sans formation. Quelqu'un qui anime la réunion d'équipe une semaine sur six apprend, au fil des mois, ce que c'est que tenir un groupe, poser une question, couper sans vexer. C'est une bonne préparation pour le jour où il animera autre chose qu'une réunion.
Quand ne pas utiliser les rôles en réunion
- La réunion est une information descendante de vingt minutes. Si le manager annonce trois choses et répond aux questions, il n'y a rien à répartir. Un gardien du temps suffit, et encore. Demandez-vous plutôt si un message écrit ne ferait pas le même travail.
- Vous êtes trois. À trois, les rôles tournent au jeu de rôle. Gardez-en un, celui qui écrit les décisions, et partagez le reste naturellement.
- Les rôles servent à occuper les gens sans leur donner de pouvoir. Si l'animateur n'a pas le droit de couper le directeur, si le gardien du temps doit demander la permission pour arrêter un sujet, les rôles sont décoratifs. Le groupe le voit à la deuxième réunion, et plus personne ne veut les tenir.
- Le sujet est conflictuel et le manager en fait partie. Un désaccord qui l'implique, une réorganisation qui touche l'équipe : un collègue ne tiendra pas le cadre face à son propre patron. Faites animer par quelqu'un d'extérieur à l'équipe.
Les questions qu'on nous pose sur les rôles en réunion
Comment répartir les rôles en réunion ?
Au début de chaque réunion, en une minute, selon un roulement affiché que tout le monde voit. Quatre rôles : l'animateur, l'hôte, le gardien du temps, le scribe. L'hôte est en général celui qui a convoqué la réunion ou qui porte le sujet principal ; les trois autres tournent d'une réunion à l'autre. Personne ne cumule animateur et gardien du temps : on ne peut pas regarder la montre et le groupe en même temps. Et le manager ne prend pas l'animation par défaut.
Que fait exactement le gardien du temps ?
Il tient l'horloge, et il a le droit de s'en servir. Chaque sujet a une durée écrite dans l'ordre du jour. Il annonce la mi-temps, puis les deux dernières minutes, puis la fin. À la fin, il ne coupe pas de lui-même : il demande au groupe, ou à celui qui décide, si l'on prolonge et de combien, ou si l'on passe. Ce qu'il ne fait pas : juger le contenu, ou presser un sujet parce qu'il le trouve inutile. Il tient le temps, pas le fond.
Le scribe en réunion, c'est la même chose qu'un compte-rendu ?
Non, et c'est tout l'intérêt. Le compte-rendu s'écrit après, par une personne, et arrive trois jours plus tard ; plus personne ne s'en souvient. Le scribe écrit pendant, devant tout le monde, sur un tableau ou un document projeté, et seulement trois choses : les décisions, les actions avec un nom et une date, les sujets reportés. Si le groupe n'est pas d'accord avec ce qui est écrit, il le dit sur le moment. À la fin, le scribe relit à voix haute. Le compte-rendu, c'est cette page, envoyée le jour même.
L'animateur de réunion doit-il être le manager ?
Non, surtout pas par défaut. Le manager a un avis sur les sujets, souvent le plus lourd, et parfois il décide. S'il anime en plus, il donne la parole à ceux qui vont dans son sens sans s'en rendre compte, et il conclut chaque sujet par son opinion. L'animateur doit pouvoir rester à distance du fond, ou au moins s'y efforcer. Le manager peut prendre son tour d'animation, à condition de donner son avis en dernier et de le signaler.
À quoi sert l'hôte, si on a déjà un animateur ?
L'hôte porte le pourquoi, l'animateur porte le comment. L'hôte ouvre la réunion : pourquoi on est là, ce qu'on doit en sortir, qui décide sur chaque sujet. Il veille à ce que les bonnes personnes soient présentes, et il s'assure à la fin que la suite existe. L'animateur, lui, tient le déroulé et la parole. Dans une réunion d'équipe, l'hôte est souvent le manager, et c'est une bonne façon de lui laisser sa place sans lui laisser l'animation.
Faut-il faire tourner les rôles à chaque réunion ?
Oui, sauf l'hôte. Si le même anime toutes les semaines, il devient le manager bis, et on a déplacé le problème au lieu de le résoudre. Faire tourner, c'est aussi former : chacun apprend ce que c'est que tenir le temps d'un groupe, et devient plus indulgent avec celui qui le tient. Affichez le roulement sur deux mois, pour que personne ne découvre en arrivant qu'il anime.
Comment animer sa propre réunion quand on est manager ?
En séparant ce que vous faites de ce que vous pensez. Si vous devez animer vous-même, annoncez-le : « là, j'anime. Quand je donne mon avis, je vous le dis ». Donnez votre avis en dernier sur chaque sujet. Confiez au moins le temps et l'écrit à d'autres. Et pour les réunions dont le sujet vous concerne directement, faites animer par quelqu'un d'extérieur à l'équipe. C'est tout le sujet de la page sur le fait d'animer et participer en même temps.
Le déroulé des rôles en réunion, minute par minute
Ce déroulé est calé sur 8 personnes, une réunion d'équipe hebdomadaire d'une heure, trois sujets, quatre rôles tenus par des participants.
| Temps | Ce qui se passe | Ce que fait le facilitateur |
|---|---|---|
| 0 à 3 min | Rôles : on les distribue selon le roulement affiché | L'animateur du jour rappelle qui tient quoi ; chacun dit son rôle à voix haute |
| 3 à 8 min | Ouverture par l'hôte : pourquoi cette réunion, ce qu'on doit en sortir, qui décide sur chaque sujet | L'animateur fait valider l'ordre du jour et la durée de chaque sujet |
| 8 à 25 min | Sujet 1 : exposé court, tour de réactions, décision | L'animateur distribue la parole, le gardien du temps annonce la mi-temps, le scribe écrit la décision au tableau |
| 25 à 42 min | Sujet 2 : même mécanique | Le gardien du temps annonce les deux dernières minutes et demande si l'on prolonge |
| 42 à 52 min | Sujet 3, ou report explicite s'il ne reste pas assez de temps | L'animateur fait choisir : on traite en court, ou on reporte avec une date |
| 52 à 57 min | Relecture : le scribe lit les décisions et les actions, avec un nom et une date | L'animateur fait corriger ce qui est faux, sur le moment |
| 57 à 60 min | Clôture : les rôles de la prochaine fois, une phrase chacun sur la réunion | L'hôte clôt, le gardien du temps arrête à l'heure |
Ce que vous dites en salle, pendant les rôles en réunion
Une proposition de consignes, phase par phase. Dites-les avec vos mots : ce qui compte, c'est l'ordre, et ce qu'elles interdisent. Chaque rôle a ses phrases. Elles sont courtes, et c'est voulu : un rôle qui parle trop devient une deuxième réunion dans la réunion.
À la distribution des rôles (l'animateur). « Cette semaine, j'anime. Le gardien du temps et le scribe sont ceux du tableau. Chacun dit son rôle à voix haute, qu'on sache à qui s'adresser. »
À l'ouverture (l'hôte). « Trois sujets aujourd'hui. À la fin, on doit avoir tranché les deux premiers. Le troisième, on l'éclaire seulement. Sur le premier, c'est moi qui décide, après vous avoir entendus. Sur le deuxième, c'est l'équipe. »
Pendant un sujet (le gardien du temps). « Mi-temps sur ce sujet. » Puis : « Deux minutes. » Puis : « C'est l'heure. On prolonge de cinq minutes, ou on passe ? »
Pendant un sujet (le scribe). « J'écris : décision, on garde le planning actuel jusqu'à la fin du trimestre. Action : qui la porte, et pour quand ? Je ne passe pas au sujet suivant sans un nom. »
À la relecture (le scribe). « Je relis tout ce qui est écrit. Si c'est faux, dites-le maintenant, pas dans le couloir. »
À la clôture (l'hôte). « La semaine prochaine, les rôles tournent, c'est affiché. Une phrase chacun : qu'est-ce qui a marché aujourd'hui, qu'est-ce qu'on change ? »
Quand ça dérape. Si le manager reprend la main, l'animateur : « Vous m'avez donné le droit de vous arrêter, je le prends. On finit le tour. » Si l'annonce de l'heure tombe dans le vide, le gardien du temps : « C'est l'heure. Qui décide : on prolonge, et de combien, ou on passe ? »
Avant les rôles en réunion : ce qu'on prépare
Les règles, une fois pour toutes. Les rôles se décident avec les règles de fonctionnement d'une réunion : ce qu'on attend de chaque rôle, ce qu'il a le droit de faire, comment on tourne. Une demi-heure une fois, et l'équipe n'y revient plus que pour ajuster.
Le pouvoir des rôles. Le manager dit, devant tout le monde, que l'animateur a le droit de lui couper la parole et que le gardien du temps a le droit d'arrêter un sujet, y compris le sien. Sans cette phrase, personne n'osera, et les rôles seront décoratifs.
L'ordre du jour. Chaque sujet a une durée, une nature (information, discussion, décision) et le nom de celui qui décide. Faciliter n'est pas arbitrer : dites qui décide avant de discuter. Un sujet sans décideur est une conversation, pas un point de réunion.
Le roulement. Affiché pour deux mois, dans la salle ou dans le document de l'équipe. Tout le monde y passe, manager compris pour le temps et l'écrit.
Le matériel. Un chronomètre que tout le monde voit, pas le téléphone du gardien du temps. Un tableau ou un document projeté pour le scribe, lisible depuis chaque place.
La première fois, un quart d'heure pour expliquer chaque rôle, avec une demi-page par rôle. Ensuite, plus besoin.
Après les rôles en réunion : le lundi d'après
Le jour même, la page du scribe part à l'équipe, telle qu'elle a été relue en séance. Pas de compte-rendu retravaillé le lendemain.
À la réunion suivante, les deux premières minutes servent à relire les actions de la précédente : fait, pas fait, et pourquoi. C'est ce qui donne du poids au scribe : ce qu'il écrit est relu.
Au bout d'un mois, dix minutes sur les rôles eux-mêmes : les réunions finissent-elles à l'heure ? Les décisions sont-elles écrites ? Qui n'a pas encore tenu de rôle ? Si le problème est l'ordre du jour lui-même, essayez un Lean Coffee : les participants construisent l'ordre du jour au début, et les rôles s'y glissent sans effort. Et pour une réunion qui ne sert qu'à trancher, la réunion de décision en trente minutes s'appuie sur les mêmes rôles.
Au bout de trois mois, un débrief à froid avec le manager : qu'est-ce qui a changé dans la façon dont l'équipe décide ? Qu'est-ce qui est revenu comme avant ?
Les pièges des rôles en réunion, vus en vrai
Le manager qui reprend la main. Au bout de dix minutes, sur le premier sujet qui le touche, le manager se remet à distribuer la parole et à conclure. L'animateur n'ose pas le lui faire remarquer. Ça se règle avant la réunion : le manager a dit que l'animateur pouvait le recadrer, et il le remercie la première fois qu'il le fait.
Le gardien du temps sans pouvoir. Il annonce l'heure, personne ne réagit, il se tait. Au bout de trois réunions, il ne l'annonce plus. Le rôle ne vaut que si l'annonce déclenche quelque chose : on prolonge d'un temps précis, ou on passe.
Le scribe qui prépare le compte-rendu. Il note tout, en phrases complètes, pour le document du lendemain, et ne regarde plus le groupe. Personne ne voit ce qu'il écrit. Il ne doit écrire que trois choses, et les écrire là où tout le monde les voit.
Les rôles toujours aux mêmes. C'est toujours la personne la plus récente dans l'équipe qui prend le scribe, et toujours le plus ancien qui anime. La hiérarchie se reproduit dans les rôles. Le roulement affiché est là pour ça.
Des rôles sans règles. Les rôles sont distribués, mais personne n'a dit ce que chacun avait le droit de faire. La première fois que l'animateur coupe quelqu'un, la personne coupée se vexe, et tout le monde découvre que rien n'avait été convenu.
Adapter les rôles en réunion : distanciel, petit groupe, grand groupe
En distanciel
Les rôles comptent encore plus à distance, parce que personne ne voit la salle. L'animateur donne la parole nommément, le gardien du temps affiche un minuteur à l'écran, le scribe écrit dans un document partagé, visible en permanence. Au-delà de huit personnes, ajoutez quelqu'un qui surveille la discussion écrite et les mains levées. Évitez l'hybride, avec quelques personnes à distance et les autres en salle : c'est le pire des deux mondes (voir animer en hybride). Si c'est inévitable, tout le monde se connecte depuis son poste.
Avec un petit groupe
Sous 4 personnes, gardez le gardien du temps et le scribe, et fusionnez l'animateur et l'hôte. À trois, un seul rôle suffit : celui qui écrit les décisions pendant qu'on les prend.
Avec un grand groupe
Au-delà de 15 personnes, ce n'est plus une réunion, c'est une assemblée, et les rôles ne suffisent plus : il faut un vrai facilitateur et un format pensé pour le nombre. Au-delà de 50, un facilitateur pour 20 à 30 personnes, des sous-groupes de 5 à 7, et dans chaque sous-groupe les mêmes rôles : un animateur, un gardien du temps, un scribe qui rapporte.
Pour aller plus loin que les rôles en réunion
Méthodes liées
Méthodes liées
Méthode · Débutant
Règles de fonctionnement d'une réunion
Les règles de fonctionnement d'une réunion tiennent en cinq lignes : ordre du jour, qui décide, compte-rendu, téléphones, temps de parole. Le groupe les écrit.
Méthode · Débutant
Lean Coffee
Le Lean Coffee est une réunion dont l'ordre du jour est construit par les participants en cinq minutes, puis traité un sujet à la fois, en 30 à 60 minutes.
Méthode · Intermédiaire
Réunion de décision en 30 minutes
La réunion de décision tient en 30 minutes : une question, une proposition envoyée avant, qui décide dit d'emblée, des objections, une décision écrite et datée.
Situations où ça sert
- Faciliter quand on est aussi participant
- Sortir de la réunionite : à quel moment on fait une réunion, et comment
Insuffle Académie
Apprendre à l'animer
Insuffle Académie forme les facilitateurs internes en 3 jours, 80 % de pratique. Les outils, c'est 10 % du sujet.
Voir la formationInsuffle
On l'anime pour vous
Vous préférez qu'on vienne le faire ? Insuffle facilite des séminaires et des temps collectifs, en Normandie, à Paris et ailleurs.
Parler à InsuffleVous l'avez animée et un piège manque ? Écrivez-nous, avec l'adresse de la page. Ceux qui tiennent la route finissent ici, anonymisés. Signaler un piège